Entrevista De Desligamento: Saiba O Quanto É Importante

Ao contrário do que muitos imaginam, o último diálogo entre empresa e colaborador não visa apontar defeitos, problemas ou culpados pela rescisão do contrato.

A ocasião é, sobretudo, uma oportunidade de ambos os lados colocar melhorias em prática.

A entrevista de desligamento está mais próxima de um feedback do que de uma avaliação em si e, nessa perspectiva, torna-se uma ferramenta essencial para o desenvolvimento da empresa.

Uma vez que o funcionário já não tem mais vínculos contratuais, pode expor com mais sinceridade as suas percepções em relação às condições de trabalho em geral, bem como falar a imagem que construiu da organização como um todo.

Considerar a opinião do ex-funcionário proporciona diversos benefícios à companhia, entre eles, investir em melhorias mais assertivas que retenham talentos e na construção de uma boa reputação no mercado para atrair o interesse de profissionais, clientes e parceiros.

As informações que podem ser captadas nessa ocasião variam de acordo com o lado que solicitou a rescisão, o que também deve ser considerado na condução da entrevista.

Conceito de entrevista de desligamento

A entrevista de desligamento, apesar de não pressupor nenhuma fundamentação legal, é uma ferramenta bastante utilizada pela maioria das empresas.

A razão é que elas se preocupam principalmente com o alto custo gerado no processo de desligamento de um empregado e também no processo de contratação de outro para ocupar a vaga.

Esta é uma das formas onde a empresa pode obter informações importantes em relação ao ambiente de trabalho ou em relação aos próprios empregados.

Eles normalmente não se manifestam em função da sua inibição para revelar fatos ou situações que ocorrem na empresa ,enquanto mantém o vínculo empregatício.

A entrevista pode ser feita tanto nos casos de pedido de demissão como em qualquer outro caso de desligamento, dependendo do interesse do empregador.

De preferência que seja aplicada pela área de Recursos Humanos da empresa e que seja realizada no dia em que o empregado manifestar sua vontade de se desligar.

Há muitos casos em que, antes de se efetivar o desligamento, descobre-se a oportunidade e a vontade do próprio empregado em ser reaproveitado em outra função ou setor em que tenha interesse.

O objetivo da entrevista de desligamento é obter dados ou informações importantes para a empresa em relação a vários aspectos, tais como:

• Seleção de pessoal;
• Treinamento;
• Relacionamento interpessoal;
• Problemas com liderança;
• Motivo do desligamento;
• Ambiente e condições de trabalho;
• Clima organizacional, entre outros;

Como se sabe muitos profissionais ficam inibidos em se manifestar no tempo em que deveriam, ou seja, enquanto estão atuando na organização, bem como há lideranças que não são receptivas ao diálogo.

Assim, a entrevista é uma oportunidade que a empresa tem de identificar, nos minutos finais, possíveis problemas que podem estar sendo ocultados por determinadas pessoas.

Isso irá oportunizar o empregado que está saindo em manifestar abertamente sua opinião sobre sua vida, enquanto esteve na empresa.

É uma forma de diagnosticar o que está realmente acontecendo no ambiente organizacional e buscar propor, por meio de constatações dos fatos e das tabulações realizadas, melhorias ou mudanças nos procedimentos, dentre os quais citamos:

• Treinamentos diferenciados;
• Melhoria na comunicação interna;
• Realocar as competências humanas;
• Rever a política salarial;
• Criar melhores condições para o crescimento profissional;
• Estabelecer ferramentas para melhorar o clima organizacional;
• Criar novos benefícios ou aprimorar os existentes;
• Preparar melhor a equipe de gestão no trato com as pessoas, dentre outros.

Há que se destacar a importância na escolha do profissional que irá fazer a entrevista, pois além de ser uma pessoa imparcial em relação ao empregado que está sendo desligado, de preferência que seja um profissional da área de Recursos Humanos.

Ainda que o entrevistador não seja formado em psicologia, é importante que conheça bem a empresa e os aspectos principais que deverão ser pontuados.

Este profissional também deverá ter a habilidade e competência de fazer com que o entrevistado sinta confiança em lhe passar todas as informações, sem qualquer constrangimento.

As informações coletadas nas entrevistas de desligamentos devem ser tabuladas, periodicamente, pela pessoa que faz as entrevistas ou por psicólogo, relatando à Gerência de Recursos Humanos todos os aspectos relevantes levantados.

A partir destes resultados, a empresa poderá traçar os planos para reverter eventuais situações que se apresentam desfavoráveis.

Perguntas para entrevista de desligamento

A Entrevista de Desligamento é uma ferramenta fundamental para as empresas que valorizam a prática do feedback.

Quando conduzido corretamente o processo permite que a organização conheça que imagem o ex-funcionário leva em relação à conduta da própria empresa e até dos colegas de trabalho.

Lembro que o profissional tem a liberdade de aceitar ou não de participar dessa entrevista.

Abaixo, listamos algumas questões que podem ser usadas para identificar as ações organizacionais fortes e as que precisam ser modificadas, para que os talentos não abandonem o “barco”.

• 1 – Quais os motivos que o fizeram pedir demissão (caso o desligamento seja voluntário)?
• 2 – Que imagem da empresa você levará ao se desligar de suas atividades?
• 3 – A empresa ofereceu as oportunidades necessárias ao seu desenvolvimento profissional?
• 4 – Houve algum fator específico que dificultou a ascensão da sua carreira em nossa organização?
• 5 – Qual sua opinião sobre o nosso ambiente físico?
• 6 – Você tem alguma sugestão para a empresa melhorar as instalações físicas?
• 7 – Como você vê a sua relação com seu ex-gestor, no período em que atuaram juntos?
• 8 – Como foi o seu relacionamento com os ex-colegas de trabalho do seu departamento?
• 9 – Durante sua permanência na empresa, que pontuação de “zero a dez” você daria aos demais setores da organização? Por que você escolheu essa nota?
• 10 – Dos programas desenvolvidos pela organização, qual o que mais atendeu suas expectativas e qual o que precisa ser revisto?
• 11 – Qual a sua opinião em relação aos nossos canais de comunicação interna?
• 12 – Em que podemos melhorar, para que os funcionários fiquem bem informados sobre assuntos relacionados à empresa?
• 13 – Você tem algum comentário a fazer sobre o trabalho desenvolvido pela área de Recursos Humanos?
• 14 – Você voltaria a trabalhar conosco? Por quê?
• 15 – Gostaria de dizer algo a mais, sobre qualquer assunto referente ou não à empresa, antes de terminarmos nossa conversa?

A importância da entrevista de desligamento

A entrevista de desligamento deve ser conduzida de acordo com quem solicitou a demissão.

Quando foi uma decisão da empresa, o entrevistador deverá identificar as causas que levaram a essa consequência: competências insatisfatórias, problemas de comportamento, relacionamento com colegas, razões estruturais ou outros fatores.

Entre as vantagens que essa análise proporciona, está a definição de um perfil mais próximo às necessidades e exigências da área/empresa para contratações futuras assertivas.

Já quando é o funcionário quem pediu a demissão, é necessário identificar as causas que o motivaram a essa decisão, se foi insatisfação com o ambiente de trabalho, salário ou se houve desmotivação com relação às perspectivas profissionais ou ao desenvolvimento.

Com isso, é possível obter contribuições sobre ações e melhorias para alcançar resultados melhores, solucionar problemas e reter talentos

Como funciona a entrevista de desligamento

Todo desligamento profissional é difícil, tanto ao que pede a demissão, como ao que é demitido; o funcionário tem uma rotina e alguns laços estreitos ou não com a empresa, seja com as atividades que desenvolve ou com as pessoas com quem trabalha.

Muitas empresas ainda hoje, com grande frequência, demitem seus funcionários sem fazer uma entrevista de desligamento com ele.

Talvez desconheçam que aquele colaborador está saindo e levando informações preciosas da empresa, pois viveu dia a dia com o trabalho de seu setor, passou por experiências, decisões, informações sigilosas ou não, conheceu problemas e tudo isso ele carregará em sua bagagem profissional.

Além de se ter uma gestão em pessoas de forma sadia, o líder deve sim, conversar e fazer uma entrevista de desligamento, por isso mostraremos os benefícios sobre ela:

Gestão

Através dessa entrevista o gestor pode verificar os pontos fortes e fracos da empresa que devem ser trabalhados, conhecer essa visão particular do colaborador é muito relevante, pois ele conviveu no setor e conhece bem os desafios e problemas existentes.

O que acontece, é que na maioria das vezes o líder não consegue ter essa visão tão detalhada, pois ao gerenciar vários cargos e setores, fica sobrecarregado de informações, limitando essa visão mais minuciosa.

O que é preciso melhorar?

Tendo essas informações dos pontos fracos e fortes, fica mais fácil melhorar a qualidade do trabalho, dos produtos, aumento de satisfação dos clientes e operários, redução de custos, aumento da rentabilidade, entre outros.

Pergunta e resposta

Como o colaborador está sendo desligado da organização é mais fácil para ele se abrir e passar as informações que sempre teve o desejo de falar, mas por algum motivo as reteve.

Você pode fazer perguntas como: “O que na sua opinião a empresa deve melhorar e quais os motivos?”.

Clima interno

Com essa entrevista, à medida que vai transcorrendo a conversa, fica nítido perceber quais os pontos negativos e positivos e como está esse clima da organização, como a relação e comunicação entre gerentes, supervisores, operários, recursos humanos…

Feelings

Com a entrevista o gestor irá perceber que sentimentos o funcionário tinha, teve e ficou da empresa; procure fazer o colaborador descrever essas sensações, as expectativas que teve ou tinha e avalie que tipo de sentimentos ele sairá da empresa.

Frustrações?

Caso o pedido de desligamento do empregado seja feito por ele, mais um motivo para se investigar e saber os reais motivos,.

O que muitas vezes acontece é que os chefes não avaliam as necessidades de seus colaboradores, justamente as pessoas que movem e impulsionam ou puxam para baixo o seu comércio.

Quando essas necessidades não são ouvidas ou atendidas pode causar desânimo e frustrações, esse é um bom passo para fazer essas avaliações e melhorar.

Permaneceria ou não?

Faça a pergunta se ele permaneceria na empresa e veja a resposta; observe as informações, o modo de falar, as exigências, se houver.

Às vezes os dirigentes não conseguem perceber facilmente as contribuições que os seus funcionários podem dar.

Qual a real imagem que o funcionário tem? Lembre-se que toda empresa ou oferece produtos ou serviços e as informações que vêm de ex-funcionários têm grande peso.

Imagine se ele falar mal da empresa para metade da família?

Essa metade terá mais outra metade de familiares e amigos, esses terão mais outra metade e aí segue.

Já imaginou a quantidade de clientes que podem ser perdidos?

Sempre existiu um ditado que o marketing da boca a boca é mais forte que o da propaganda. Propaganda passa, mas as informações ficam mais fortes na mente e nos diálogos.

Veja que tipo de opiniões essa pessoa tem sobre o trabalho como um todo dentro da empresa, RH, líderes, colegas de trabalho e como é desenvolvido esse trabalho.

Veja todos os pontos. Analise se o RH, por exemplo, não está desenvolvendo muito o burocrático e esquecendo de trabalhar as questões pessoais e emocionais.

Como processar a entrevista de desligamento

A entrevista de desligamento deve ser conduzida de acordo com quem solicitou a demissão.

Quando foi uma decisão da empresa, o entrevistador deverá identificar as causas que levaram a essa consequência: competências insatisfatórias, problemas de comportamento, relacionamento com colegas, razões estruturais ou outros fatores.

Entre as vantagens que essa análise proporciona, está a definição de um perfil mais próximo às necessidades e exigências da área/empresa para contratações futuras assertivas.

Já quando é o funcionário quem pediu a demissão, é necessário identificar as causas que o motivaram a essa decisão, se foi insatisfação com o ambiente de trabalho, salário ou se houve desmotivação com relação às perspectivas profissionais ou ao desenvolvimento.

Com isso, é possível obter contribuições sobre ações e melhorias para alcançar resultados melhores, solucionar problemas e reter talentos.

O ex-funcionário que deve decidir se quer ou não participar da entrevista de desligamento.

Durante a sua realização, o entrevistador precisa ser discreto e, ao mesmo tempo, saber interpretar adequadamente aquilo que o colaborador desligado relata.

As suas atitudes devem ser pautadas na apatia, e no “saber ouvir”, fazendo perguntas e comentários somente quando necessário, sem insistir ou pressionar uma resposta.

Primeiro, o colaborador é convidado a dar sua opinião acerca de diversos temas, como: relacionamento com colegas, chefes, remuneração, conduta da empresa, estrutura de trabalho, motivos da saída e outros pontos considerados relevantes pelo profissional de RH.

Depois, ambos os lados se abrem para discutir os pontos em que a organização falhou ou acertou, as percepções acerca das práticas de recursos humanos, dentre outras questões que forem levantadas pelo ex-colaborador ou pela empresa.

Nesse momento, é importante que o entrevistado seja imparcial e evite uma postura defensiva em relação à empresa ou ao gestor do ex-funcionário.

O entrevistador deve sempre se lembrar que o ex-funcionário estará sob forte impacto emocional devido à perda do emprego. Por esse motivo, respostas e reações negativas, bem como provocações não devem ser consideradas, principalmente se a decisão partiu da própria empresa.

Nesses casos, as pessoas tendem a expressar falsa alegria, ressentimento, irritação tristeza e até esperança de um dia retornar.

Entender o que está por trás dessas frustrações e observar até a linguagem corporal pode ser mais útil o que outras reações efetivas.

Se o entrevistado se contradizer em suas expressões verbais e não verbais, então o condutor deve solicitar, com sutileza, um esclarecimento.

O ideal é que esse feedback fosse fornecido e avaliado constantemente, ao longo do tempo que o funcionário passou na organização, e não apenas no momento de sua saída.

Esta prática faz com que a empresa tome conhecimento dos aspectos que desagradam os colaboradores e, assim, reduzir o absenteísmo e a necessidade de atrair e treinar novos colaboradores.

Fofocas ou outras informações semelhantes também devem ser descartadas, porque, geralmente, tratam-se de impressões pessoais e não de uma característica daquele sobre o qual se fala.

Por fim, o RH somente pode tirar conclusões sobre alguma situação quando tiver uma amostra representativa de vários relatos de desligados apontando determinada característica e/ou problema.

Dessa forma, a área poderá propor soluções corretivas ou preventivas.

Para fazer anotações durante a conversa, o entrevistador também deverá solicitar permissão do profissional.

Caso ele aprove, a tarefa deve ser rápida para não prejudicar a observação de movimentos e outros gestos relevantes.

O local escolhido para realizar a entrevista deve ser reservado e localizado perto da saída ou entrada da empresa para evitar desconfortos por parte do funcionário.

O encerramento da entrevista de desligamento é um momento representativo, já que está ligada a finalização definitiva das atividades desempenhadas pelo colaborador.

Por esse motivo, exige mais cuidado do entrevistador que deve fazer o profissional desligador compreender e se convencer de que a sua dispensa não o torna inferior.

Para conseguir isso, o condutor do diálogo deve passar otimismo e agradecer ao ex-funcionário pela sua contribuição durante o tempo em que passou na organização.

Exemplo de uma entrevista de desligamento

Uma empresa internacional de serviços financeiros contratou um gerente de nível médio para supervisionar um departamento com 17 pessoas. Um ano depois, restam apenas oito: quatro se demitiram e cinco foram transferidos.

Para entender o que levou a tantas partidas, um executivo decidiu checar as entrevistas de desligamento dos quatro funcionários que se demitiram e descobriu que todos tinham contado uma história similar.

Na visão deles, o gerente não tinha habilidades essenciais de liderança, como comunicação, visão, estratégia e demonstração de apreço para favorecer o compromisso.

Mais importante ainda, as conversas sugeriam um problema sistêmico mais profundo: a organização costumava promover gestores com base na técnica e não nas habilidades gerenciais.

O conselho de administração ajustava dessa forma o processo de promoção da empresa.

É claro que o objetivo maior de qualquer organização é reter os empregados valiosos.

As pesquisas mostram que a mudança contínua de funcionários é preditora de baixo desempenho e que organizações com rotatividade menor que a de seus concorrentes podem ter vantagem considerável — principalmente se são capazes de reter os melhores talentos.

Se um número elevado de empregados deixou a empresa, descobrir o motivo é essencial.

E a ferramenta mais útil para isso é pouquíssimo utilizada por líderes: a entrevista de desligamento. De acordo com nossa pesquisa, muitas organizações nem sequer lançam mão dessa técnica.

Algumas recolhem dados dessas entrevistas, mas não chegam a analisá-los.

Outras até avaliam, mas não compartilham os resultados com os líderes seniores que poderiam utilizar essas informações. Apenas algumas levantam, analisam, dividem os dados e trabalham com eles.

A empresa que mencionamos acima faz parte desse grupo final e, sem dúvida, sabe o que faz.

Hoje, segundo o conhecimento econômico, funcionários qualificados são o ativo que impulsiona o sucesso organizacional. As empresas, portanto, devem aprender com eles — o porquê de um empregado decidir sair ou ficar e o que a organização precisa mudar.

Um processo de entrevista de desligamento elaborado pode criar um fluxo constante de feedback em relação a essas três frentes.

Embora não tenhamos conhecimento de pesquisas que mostrem que conversas feitas na saída ajudem a reduzir a rotatividade, sabemos que funcionários envolvidos e apreciados são mais propensos a contribuir e menos inclinados a partir.

Quando executada de maneira adequada (seja por meio de conversa direta, questionários, pesquisas ou alguma combinação desses métodos), a entrevista de desligamento pode ampliar a capacidade dos líderes de ouvir, revelar o que funciona ou não dentro da organização, destacar os desafios e as oportunidades ocultas e estimular a inteligência competitiva necessária.

Pode também incentivar o comprometimento e aumentar a retenção ao sinalizar para os empregados que suas opiniões são importantes.

E ainda transformar funcionários de partida em embaixadores da organização pelos próximos anos.

De todos os processos de gestão de talento, um programa estratégico de entrevista de desligamento (projetado para render benefícios contínuos e de longo prazo) pode ser um dos mais valiosos, embora menos compreendidos.