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O processo de recrutamento e seleção, por vezes, pode ser muito longo e demorado, principalmente quando envolve muitos candidatos ou a vaga faz muitas exigências para que seja preenchida.
O departamento de RH tem muitas responsabilidades e precisa otimizar o seu tempo para que dê conta de todas elas e faça seu trabalho com qualidade.
Ele lida diretamente com o capital humano da companhia, por isso, precisa trabalhar da melhor forma. Mas, a rotina parece insuficiente em alguns momentos, o que leva muitos profissionais da área a se perguntarem como otimizar o tempo.
Mais especificamente, eles procuram maneiras de agilizar os processos de recrutamento e seleção, pois além de liberá-los para outras tarefas do setor, garante que a empresa tenha a mão de obra necessária o quanto antes.
Só que esse trabalho é muito detalhado e exige bastante atenção por parte dos recrutadores, tendo em vista que precisam identificar o perfil do candidato e analisar se suas características são compatíveis com as exigências.
Pensando nisso, neste artigo, vamos explicar o conceito de otimizar o tempo, explicar a importância disso para o recrutamento e seleção e dar algumas dicas para colocá-lo em prática.
O que é otimização do tempo?
A otimização do tempo é uma das maiores preocupações entre os líderes e profissionais de diversas áreas, inclusive, do RH.
Você pode reparar que quando pergunta para alguém como as coisas vão indo no trabalho, geralmente, as pessoas respondem que estão na correria, que não têm tempo para nada e que gostaria que o dia tivesse mais horas.
É comum que os colaboradores das companhias, como os de uma empresa de manutenção de condomínios, tenham muitas tarefas a cumprir, mas é fundamental encontrar maneiras de aumentar a produtividade e dar conta de tudo.
Otimização do tempo é investir em metodologias simples e inteligentes, que vão ajudar o profissional a realizar todas as suas atividades do dia a dia, sem acumular funções e sem causar estresse.
É muito ruim terminar o dia sem finalizar tudo o que desejava, pior ainda, quando sentimos que as tarefas foram feitas de qualquer jeito, o que pode trazer problemas que vão aumentar ainda mais a sobrecarga.
Quando a empresa precisa recrutar um novo colaborador, é fundamental que ele corresponda exatamente ao perfil solicitado, caso contrário, ele não vai durar muito tempo e a companhia terá mais despesas com demissões e contratações.
Ao invés de atropelar o processo, o recrutador pode encontrar métodos para otimizar o tempo, encontrar o profissional ideal e não acumular afazeres dentro do departamento.
Importância de otimizar o tempo no recrutamento e seleção
O processo de recrutamento e seleção, atualmente, é uma tarefa muito bem executada, e as empresas estão mais assertivas na hora de contratar.
Isso porque um fabricante de bateria estacionária 150a não precisa fazer anúncios em jornais, basta direcionar a vaga para os melhores candidatos e mantê-los engajados durante o processo seletivo.
Só que, além disso, também é necessário que a equipe tenha metas para medir os resultados e construa boas estratégias, e essa necessidade também se aplica ao departamento de RH.
Os recursos usados para otimizar o tempo permitem que os profissionais possam manter o foco em atividades estratégicas.
A otimização, não apenas no processo seletivo, mas também no dia a dia do setor, reduz a incidência de erros e os retrabalhos.
São recursos que anotam etapas finalizadas, enviam e-mails para os candidatos, dentre outras tarefas, sem que para isso seja necessária a intervenção do profissional.
Consequentemente, a companhia consegue deixar a equipe mais enxuta, uma vez que algumas atividades serão feitas por esses recursos.
O RH precisa de uma rotina ágil e produtiva, tanto é que ser um profissional dessa área significa encontrar maneiras de gerenciar o tempo de maneira produtiva.
Dentro do departamento de recursos humanos de uma escola de curso de exposição ao benzeno, os profissionais precisam de um alto nível de concentração e várias tarefas, como o recrutamento e seleção, demoram mais tempo para concluir.
Além de cuidar da escolha do profissional que vai preencher determinada vaga, outras tarefas são fundamentais, como:
- Gerenciar a folha de pagamento;
- Registrar funcionários;
- Classificar currículos;
- Fazer testes e entrevistas.
Sendo assim, são muitas responsabilidades e vários profissionais sentem que não têm tempo suficiente para arcar com todas elas.
Para reduzir o acúmulo de tarefas, é fundamental encontrar maneiras de otimizar o departamento de RH, mais precisamente os processos de recrutamento e seleção, e existem muitas formas de fazer isso.
Otimizando o tempo no recrutamento e seleção
Quando se fala em otimizar o tempo, a primeira coisa que vem à mente é a tecnologia, isso porque cada vez mais gestores e profissionais utilizam soluções tecnológicas para contratar colaboradores.
Com isso, um fabricante de corrimão para rampas consegue ganhar tempo e seu recrutador terá à disposição o acesso fácil e simples a diferentes perfis de candidatos, o que agiliza o processo seletivo.
Só que além de adotar tecnologias e utilizar recursos modernos, a corporação precisa analisar como faz seu processo seletivo, desde a abertura de vagas até planejamentos de expansão. Algumas maneiras de otimizar esse processo são:
Planejar as contratações
Antes de investir em um processo de recrutamento e seleção, é indispensável planejar as contratações que a companhia pretende fazer. O planejamento traz mais previsibilidade, inclusive em relação ao orçamento, do que é necessário para ampliar a equipe.
Também é durante o planejamento que a corporação define o perfil de profissional que precisa para o cargo, considerando suas características para que esteja alinhado com a cultura da organização.
Criar um cronograma
Uma empresa de limpeza de cadeiras estofadas deve criar um cronograma para otimizar o tempo do recrutamento. Isso é importante porque é muito difícil quando o processo seletivo começa a se arrastar e o recrutador não sabe quando ele será concluído.
Para evitar essa situação, é necessário elaborar um cronograma com datas para cada etapa, como abrir a vaga, anunciá-la, dias para as entrevistas, realização de dinâmicas e testes e definição do resultado.
O cronograma é um dos recursos mais eficientes para utilizar o tempo do RH, escolher candidatos mais adequados e tornar o processo transparente.
Organizar e controlar
Por meio de um cronograma bem definido, é possível organizar os currículos e manter os membros do departamento de recursos humanos ciente de tudo o que está acontecendo durante o processo de recrutamento e seleção.
É assim que a companhia vai escolher rapidamente o candidato que vai preencher a vaga e encaminhá-lo para todos os trâmites da contratação, como exame de vista, separação de documentos e assim por diante.
Um bom software ajuda a colocar o perfil dos candidatos em pastas separadas de acordo com a etapa e elas podem ser compartilhadas com todos os profissionais do setor.
Com isso, todos os envolvidos no processo de recrutamento e seleção podem acompanhar a evolução dos candidatos e conhecê-los um pouco mais.
Inclusive, algumas ferramentas possibilitam que a empresa convide novos candidatos para entrevistas e os outros podem acompanhar a movimentação na plataforma e interagir com o recrutador responsável, caso seja necessário.
Usar uma plataforma de recrutamento
Hoje em dia, todo tipo de empresa, como uma lavanderia para lavar vestido de noiva, precisa investir na tecnologia para agilizar diferentes processos, e a mesma coisa se aplica ao recrutamento e seleção.
Hoje em dia, existem ferramentas de gestão que trazem excelentes recursos para facilitar e simplificar a rotina dos recrutadores. Consequentemente, a seleção de novos candidatos também se torna uma tarefa muito mais simples.
Esses recursos permitem o acesso a banco de currículos completo, diferentes filtros para facilitar a busca pelo profissional ideal, além de ferramentas que otimizam o tempo da triagem e classificam os currículos mais aderentes à vaga disponível.
O recrutador de uma empresa de manutenção em esteira ergométrica também pode montar uma pasta com todos os currículos escolhidos para uma vaga e possibilitar que ela seja acessada pelos outros membros da equipe.
Se houver a necessidade de fazer nova contratação para o mesmo cargo, a companhia terá um ponto de partida, uma vez que possuem currículos filtrados para a seleção, consequentemente, o RH se torna mais produtivo.
Considerações finais
Sendo assim, o departamento de recursos humanos é fundamental para qualquer organização, independentemente de seu porte ou segmento.
É nesse setor que os colaboradores são selecionados para as vagas, por isso, é fundamental que o trabalho seja perfeito.
Mas, com tantos afazeres, é necessário otimizar o tempo nesse processo, para encontrar o candidato perfeito, sem atrapalhar as outras demandas do setor, afinal, ele precisa cuidar do quadro de funcionários que já atuam na companhia.
Neste artigo, você entendeu um pouco mais como otimizar a etapa de recrutamento e seleção e o quanto o uso de ferramentas tecnológicas pode ajudar.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
