Como Fazer Organograma | Conheça O Passo A Passo Aqui!

O organograma se tornou uma ferramenta fundamental para as organizações, pois além de facilitar a todos conhecer como funcionam as relações da empresa e sua estrutura, permite inclusive, identificar alguns problemas ou, oportunidades de melhorias, através de sua análise.

Sob o prisma da administração, o organograma continua sendo um instrumento gráfico que representa a estrutura organizacional da empresa.

O que altera substancialmente é que ele deixa de ser um instrumento totalmente estático, rígido e segmentado para se transformar num ponto de referência da estrutura hierárquica da empresa, num dado momento organizacional.

Ele possibilita a identificação de possíveis deficiências hierárquicas, como por exemplo, um colaborador com dois chefes no mesmo nível de hierarquia.

Nesta nova postura, o organograma deve possuir um caráter dinâmico, ser altamente flexível e funcional, possibilitando uma integração sistêmica e sinérgica entre todos os setores da empresa.

Definições de Organograma

De modo geral, a definição encontrada na literatura voltada para a administração descreve o organograma como sendo a representação gráfica dos cargos e das relações hierárquicas travadas no ambiente organizacional.

Ou, é o gráfico que representa a estrutura formal da empresa.

E, apesar de não revelar os relacionamentos informais, traduz de forma inequívoca a divisão do trabalho e as posições existentes nas organizações, seu agrupamento em unidades e a autoridade formal.

Portanto, o organograma é uma espécie de diagrama utilizado nas organizações pequenas, médias ou grandes, para representar as suas relações hierárquicas, cargos e as posições ocupadas, ou no mais simples dos casos, a distribuição dos setores, unidades funcionais, além de tornar visível a todos os seus componentes, a comunicação entre eles.

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Origem do Organograma

Os egípcios são foram os primeiros a usar gráficos para ilustrar a divisão de trabalho empregada na construção de grandes projetos, como as pirâmides.

Daniel C. McCallum, um supervisor da Estrada de Ferro Erie, em Nova York, é creditado para a introdução de organogramas na indústria ferroviária americana em 1855.

A responsabilidade pela gestão era dividida entre os superintendentes, tendo cada um que gerir determinado número de empregados dentro de seu departamento.

Estes superintendentes escreviam relatórios semanais para a gestão superior, que por sua vez, revisava os relatórios e dava nova orientação para os superintendentes, passaram a usar gráficos.

McCallum incluiu linhas que ligavam os superintendentes aos subordinados, mantendo uma estrutura dentro de cada divisão em separado.

Seus esboços assemelhavam-se a árvores genealógicas, como os organogramas de hoje.

A ferrovia em que McCallum trabalhava foi o primeiro negócio registrado com organogramas nos Estados Unidos.

Ele criou organogramas abrangendo mais de 500 quilômetros de ferrovia e seus empregados correspondentes.

Como o Erie Railroad Company tornou-se uma das ferrovias mais bem sucedidas, outros negócios seguiram as ideias de McCallum e copiaram a técnica de gráficos organizacionais.

A partir daí, o organograma assumiu papel estratégico nas organizações por todo o mundo.

Anos mais tarde, outro homem chamado Alfred Chandler continuou a desenvolver e promover o conceito de hierarquia de gestão no trabalho.

Em seu livro, A Mão Visível: A Revolução Gerencial no American Business, ele descreveu como a implementação de uma estrutura hierárquica em uma organização poderia aumentar a produtividade e diminuir os custos, em última instância inferior.

A estrutura permitiu uma cadeia lógica de comando e de aumento de potência, autoridade e crescimento da empresa no âmbito da gestão de topo e os seus subordinados.

Desde então, o organograma tem sido utilizado na maioria dos campos de trabalho, incluindo a educação, governo, saúde, alimentos e bebidas, comunicações, varejo, sem fins lucrativos, tecnologia, local, estadual, energia e gás, e empresas de transporte.

O organograma é utilizado por empresas com menos de 50 trabalhadores, empresas com mais de 7.500 funcionários e multinacionais.

A ferramenta é plenamente adaptável a qualquer porte de empresa, sendo a única diferença nesse caso é que, quanto maior a organização, mais a utilização do organograma será imprescindível.

Ao longo dos anos, surgiram muitas ferramentas para a criação de organogramas.

Hoje existem softwares específicos disponíveis de forma gratuita inclusive, capazes de criar organogramas para todos os tamanhos de empresa.

O que antes era considerado uma ferramenta evolutiva para a gestão local, se tornou uma necessidade para qualquer organização.

Características Do Organograma

Criado essencialmente para dar representação gráfica às relações entre cargos na organização, o organograma tem, basicamente, duas partes interligadas – linhas e retângulos -, sendo que as primeiras representam o fluxo da autoridade na organização e os últimos os cargos entre os quais flui a autoridade.

Nos últimos anos, especialmente nos Estados Unidos, o conceito de organograma evoluiu no sentido de incluir não só a estrutura orgânica presente, mas também a futura, tal como é planejada pela administração.

Porém, em seu uso mais generalizado e universal, o organograma é uma fotografia da hierarquia e da divisão de atividades da organização, tal como tenham sido oficialmente planejadas pela administração.

Ele mostra quem é subordinado a quem – ou que cargos são superiores e que cargos são subordinados – e a departamentalização orgânica existente.

Na prática é comum a confusão entre o organograma e os diversos tipos de fluxogramas como, por exemplo, o harmonograma (fluxo de papéis) – entre o organograma e o fluxo de comunicações entre as pessoas na organização.

São também freqüentes as tentativas de aproveitar o organograma para dar o esquema de quadros e níveis de carreira e o resumo das descrições de funções dos cargos administrativos.

Não se pode falar realmente em erro quando isso ocorre.

Cada organograma é uma convenção e, como tal, obedece às normas que se estabeleçam para sua elaboração e interpretação.

Esses acréscimos têm, porém, o condão de tornar mais difícil e complexa a representação gráfica da estrutura, eliminando uma das regras mais importantes dessa representação: a clareza.

Elaboração do Organograma

À construção do organograma deve sempre preceder um estudo da departamentalização existente, das subdivisões mais importantes, das relações e dos títulos de cargos.

Cada cargo administrativo deve estar representado num retângulo.

O retângulo deve conter o cargo do administrador, o título geral de sua função e, se possível, o nome do departamento ou divisão e seu código na organização.

Em muitos casos o retângulo contém também o nome da pessoa que exerce o cargo.

Algumas empresas chegam a incluir nele o salário, a idade, uma fotografia do titular e o orçamento da divisão chefiada.

Outras omitem esses pormenores, por acreditarem que eles tornam pessoal o que deveria ser, essencialmente, um registro impessoal.

A tendência moderna tem sido exatamente a de impessoalizar o organograma, por razões que podem facilmente ser compreendidas.

O organograma pessoal tende a tornar-se mais rapidamente obsoleto, pois as informações pessoais como idade, salário etc., mudam constantemente.

Por outro lado, informações relativas a salário e orçamento departamental as empresas as consideram, em geral, confidenciais, não sendo, portanto, habitual dá-las a conhecer ao público e a todas as pessoas da organização.

A princípio, o organograma será sempre elaborado depois de estudada a estrutura formal ou oficial da empresa.

É claro que outro pressuposto pode ser acrescentado a esse: o de que essa elaboração esteja a cargo de administradores ou assessores que conheçam os conceitos básicos da teoria de organização, desde os critérios de departamentalização e os tipos de autoridade, até as caraterísticas de funcionamento dos grupos informais.

Utilidade do Organograma

Em uma organização podemos encontrar estruturas distribuídas de forma equivocada e um organograma poderá solucionar tais problemas, como:

• Funções importantes relegadas a segundo plano
• Funções secundárias com muita importância
• Duplicação de funções
• Má distribuição de funções

O organograma possui suas limitações, pois em sua maioria mostra as relações que deve existir, o que não necessariamente corresponde à realidade.

Expressa o que está documentado nos Estatutos, regulamentos, instruções e portarias.

Deixa a desejar quando líderes passam a exercer funções de comando que limitam a autoridade formalmente delegada.

Para aumentar o desempenho e a utilidade do organograma é necessário que apresente a estrutura que opera atualmente e não a que as pessoas acreditam que deveria ser.

Os títulos do cargo devem aparecer nos quadros e, se houver necessidade de identificar o nome da pessoa que ocupa o cargo, este deve aparecer fora dele.

se for colocado dentro do quadro, deve ser feito com outro tipo e letra, para facilitar a diferenciação.

Para maior clareza e referência, o gráfico deve ter nome, data e número, e deve ser mostrada a referência de outros gráficos derivados.

Quadros suplementares devem ser usados para evitar grandes detalhes do organograma principal.

Se um gráfico mostra somente uma parte da organização, deve-se deixar linhas abertas para mostrar essa continuidade.

Tipos de Organograma

Na criação de um organograma deve-se levar em consideração que ele é uma representação da organização em determinado momento e, pode portanto mudar.

Para isto ele deve ser flexível e de fácil interpretação. Quando o organograma é bem estruturado ele permite aos componentes da organização saber exatamente quais suas responsabilidades, suas funções e a quem devem se reportar.

Os organogramas podem ser:

Organograma Vertical

Também chamado de clássico, é mais usado para representar claramente a hierarquia na empresa. É elaborado com retângulos que representam os órgãos e linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles.

Não clássicos – São todos os demais tipos, como os abaixo.

Em barras

Representados por intermédio de longos retângulos a partir de uma base vertical, onde o tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da autoridade que o representa.

Em setores (setorial, setograma)

São elaborados por meio de círculos concêntricos, os quais representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central, onde se localiza a autoridade maior da empresa.

Radial (solar, circular)

O seu objetivo é mostrar o macrossistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial.

Nota: a foto se refere ao organograma do Banco Central do Brasil.

Lambda

Apresentam, apenas, grupos de órgãos que possuam características comuns. Lambda é a letra L do alfabeto grego . A imagem lembra o formato dessa letra.

AFNOR (Association Française de Normalization)

Seu conceito é baseado no organograma tradicional, porém aplicando retângulos verticais e focado em fins analíticos. Em países da Europa é o mais utilizado.

Bandeira

Apresentam grupos de órgãos que possuem uma missão específica e bem definida na estrutura organizacional, normalmente em quatro níveis.

Organograma Linear de Responsabilidade (OLR)

Possui um diferenciador em relação aos demais organogramas, pois a sua preocupação não é apresentar o posicionamento hierárquico, mas sim o inter-relacionamento entre diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas.

Informativo

Apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa.

A Construção de Um Organograma

O primeiro passo é determinar todas as funções e setores que serão apresentadas no organograma e definir suas posições hierárquicas. Fazendo uma lista:

1 – Presidente

2 – Diretores (Financeiro, Administr., Operacional, Comercial, etc.)

3 – Gerentes (Financeiro, Administr., Produção, Vendas, etc.)

4 – Seções da Produção, Contabilidade, Depto. Financeiro, o Jurídico etc.

Quanto maiores a responsabilidade e autonomia, mais alta será a posição ocupada pelo cargo/setor.

Definidos os cargos e posições, transfira-os para retângulos distribuídos verticalmente e ligados por linhas que representarão a comunicação e hierarquia dos itens.

Como assim? No exemplo citado, o Presidente (1) ocupa o primeiro nível do organograma.

No segundo nível serão colocados os Diretores (2).

Partindo do retângulo do Presidente, sairá uma linha que será dividida para se ligar a todos os Diretores.

E de cada Diretor, sairá uma linha que se ligará aos Gerentes (3) que respondam hierarquicamente a ele.

Funções de Staff, que respondem a um superior, mas não têm autoridade total sobre os níveis abaixo, são colocadas em níveis intermediários e ligados à linha principal do superior correspondente.

A Importância de um Organograma nas Empresas

As clássicas definições sobre o que é um organograma, muitas vezes se resumem na proposta de organizar e distribuir as responsabilidades e os limites de autoridade, entre os diversos níveis hierárquicos da empresa.

Mas, na realidade, esta importante decisão estratégica vai mais além.

Vamos imaginar as empresas com perfil familiar, aquelas em que existe um dono ou sócios que atuam diretamente na atividade.

Nestes casos, a definição de um organograma é mais complexa, pois além de estabelecer o papel dos funcionários é necessário fixar as responsabilidades e o campo de atuação dos sócios.

Normalmente, o organograma é um importante estágio de profissionalização e organização da estrutura da empresa.

E, obrigatoriamente, exige atitudes de delegação de poderes, definição das liberdades e responsabilidades de cada Diretor, Gerente, Supervisor ou outros profissionais que terão pessoas sob o seu comando.

Este é o ponto que a definição precisa possuir conceitos claros.

Os donos ou sócios não devem usar de forma ostensiva e contínua, a prerrogativa do bypass (contornar), que os habilita atravessar todos os níveis hierárquicos para resolver alguma questão porque são os donos da empresa.

Implementar um organograma significa respeitar as pessoas e posições que nele foram inseridos e, portanto, cobrar os desvios e resultados destes mesmos profissionais.

O bypass é um sinônimo de cassação temporária dos atributos do gestor que está acima da pessoa que foi abordada.

Por exemplo, o contador da empresa está subordinado a um gerente administrativo, que por sua vez está vinculado ao diretor administrativo-financeiro.

No fechamento do mês, o dono achou que os resultados apresentados não estão claros e determinou, diretamente ao contador, alterações no balanço.

Este é um exemplo de bypass que comprometeu o organograma nos 2 níveis que existem acima do profissional abordado.

A disciplina e a conscientização de todas as pessoas que figuram no organograma são fundamentais para a validação e estabilização da estrutura orgânica da rmpresa.

Assim, seguem algumas recomendações para você implantar um organograma com sucesso na sua empresa:

• Obtenha a definição clara e formal da estratégica do negócio (Core Business) e no máximo três objetivos principais que devem ser alcançados. Longas listas de objetivos passam a ser inócuas.
• Consiga que o primeiro nível ligado diretamente aos sócios, possa realizar algumas reuniões em conjunto, sem a presença deles, para estudar e apresentar como enxergam a adequada operação da empresa para atingir estes resultados. Aprovada a linha de operação, você terá o embrião do organograma.
• Reúna o grupo de profissionais diretamente vinculados a este primeiro nível. Eles contribuirão com a visão operacional e as necessidades que devem ser supridas para o adequado funcionamento da Empresa.

Pronto, seu organograma está tomando forma. Ajuste detalhes, troca de subordinação entre as áreas, quais são os fatores críticos de sucesso e seu organograma está finalizado.

Outras Abordagens

Existem diferentes linhas de pensamento em relação à formalização de um organograma nas organizações, apresentando vantagens ou desvantagens, dependendo da visão dos gestores.

Vantagens

Um importante empresário mencionou uma vez que tinha-se recusado a fazer o organograma acima de um determinado nível hierárquico.

Seu argumento era de que os organogramas tendem a tornar as pessoas muito consciente de serem superiores ou inferiores, tendem a destruir o sentimento de equipe e dão às pessoas que ocupam um posto mais elevado no organograma uma sensação muito grande de propriedade.

Outro alto executivo comentou que, se uma organização não possui um organograma, pode mudar com mais facilidade a organização, e que a ausência de um organograma,  principalmente no que se refere a micro-organização, encoraja um impulso competitivo por cargos executivos superiores por parte do grupo de gerência média, que não aparece no diagrama.

Estas razões para não fazer diagramas das estruturas organizacionais, evidentemente, não têm peso.

As relações entre subordinado e superior existem não em função do organograma, mas devido às relações hierárquicas essenciais.

Quanto à afirmação de que um organograma cria um sentimento muito confortável e bloqueia o impulso por parte daqueles que foram vencendo, estas são questões de liderança superior.

A empresa deve se reorganizar, quando o ambiente exija o desenvolvimento de mudanças e de fazer com que todos continuem cumprindo com os padrões de desempenho adequados e bem compreendidos.

Os gestores que acreditam que o espírito de equipe pode ocorrer sem descrever claramente as relações, está enganando a si mesmo .

Essa forma de pensamento pode abrir o campo para as intrigas ou frustrações, passar a responsabilidade adiante, falta de coordenação, duplicidade de esforços, políticas vagas, tomada de decisões incerta e outras manifestações de ineficiência organizacional.

Um organograma é um gráfico de linhas de autoridade na tomada de decisões.

Pode mostrar incongruências, como por exemplo, a duplicação de unidades e complexidade desnecessárias (alta hierarquização) e conduzir a sua correção.

Desvantagens

Contém apenas as relações formais de autoridade e omitem as numerosas relações informais significativas.

Também mostra os principais relacionamentos de linha ou formais. Não indica quanto de autoridade existe em qualquer ponto da estrutura.

Seria interessante fazer um organograma com linhas de diferentes espessuras para denotar a autoridade formal de diversos graus, mas a autoridade não está sujeita a tal medição.

E se for elaborado com linhas múltiplas de relações informais e de comunicação, se tornaria um organograma muito complexo.

Muitos organogramas mostram estruturas, tal como se supõe que são e não como são na verdade.

Muitas vezes sua atualização é negligenciada, esquecendo-se que as estruturas organizacionais são dinâmicas e que não se deve deixar que os organogramas se tornem anacrônicos.

Outra dificuldade dos organogramas é que os indivíduos podem confundir as relações de autoridade com o status.

O funcionário do staff que se reporte ao presidente da corporação pode incluir-se na parte superior dos organogramas, enquanto um gerente de linha pode ser colocado dois níveis mais baixo.

Embora os bons organogramas tentem fazer com que seus níveis estejam em conformidade com os níveis de importância da empresa, nem sempre o conseguem.

Este problema pode ser tratado ao descrever o melhor indicador de status: os níveis salariais e bônus.

A implantação ou criação de um organograma não significa aumentar o nível de burocracia nas organizações ou a perda da flexibilidade com que contam, sobretudo as pequenas e médias empresas.

Um organograma é fundamental para dar a conhecer a estrutura da empresa.

Sua maior finalidade é agilizar processos, colaborar com a comunicação interna da empresa e marcar os fluxos e canais pelos quais as atividades devem acontecer.

Ou seja, marca o caminho a percorrer em relação à função ou tarefa que lhe tenha sido atribuída.

Indica qual é a missão de cada um dentro da estrutura e, a partir daí, o desafio de pessoal e de equipamento para atingir os objetivos.