CAGED: Instrumento Que Retrata A Formalidade Trabalhista. Veja Como!

Tempo de leitura: 17 minutos

Desde janeiro de 2016, o Certificado Digital se tornou obrigatório para o uso do CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, Registro Administrativo instituído sob Lei n° 4923, em dezembro de 1965.

Em termos práticos, ele mede o fluxo de contratações e demissões de funcionários e permite que o Ministério de Estado do Trabalho e Emprego possa realizar estudos e criar projetos relacionados ao mercado de trabalho, além de servir como base para o Programa de Seguro-Desemprego.

O Ministério do Trabalho e Emprego deve controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT que ocorrem no país.

A Lei 4.923/65 instituiu essa obrigação criando o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.

CAGED é a sigla que identifica esse cadastro.

Na forma do parágrafo 1o do artigo 1o da Lei 4.923/65 “as empresas que dispensarem ou admitirem empregados ficam obrigadas a fazer a respectiva comunicação às Delegacias Regionais do Trabalho, mensalmente, até o dia sete do mês subsequente ou como estabelecido em regulamento, em relação nominal por estabelecimento, da qual constará também a indicação da Carteira de Trabalho e Previdência Social ou, para os que ainda não a possuírem, nos termos da lei, os dados indispensáveis à sua identificação pessoal.”

Essas informações constituem a base de dados do CAGED, com a identificação do nome das empresas e dos empregados.

É possível ainda identificar os segmentos produtivos que mais estão admitindo ou demitindo trabalhadores.

Essas informações servem como base para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao mercado de trabalho, ao mesmo tempo em que subsidia a tomada de decisões para ações governamentais.

É utilizado, ainda, pelo Programa de Seguro-Desemprego para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas, além de outros programas sociais.

Com o banco de dados do CAGED é possível, por exemplo, o Governo implementar programas de incentivos para algum setor da economia, como aconteceu recentemente com a redução de impostos sobre veículos.

Havia risco de demissão em massa no setor automobilístico e a isenção de imposto permitiu um aumento de vendas com a necessidade de manutenção da produção, evitando consequentemente as demissões que estavam para ocorrer.

O CAGED, portanto, é um instrumento que alimenta informações necessárias à gestão de políticas do governo.

CAGED

Consequências do CAGED em atraso

Entre as muitas responsabilidades do departamento de Recursos Humanos está o CAGED, um registro de admissões, dispensas e transferências realizadas pela empresa.

Ele deve ser enviado mensalmente ao Ministério do Trabalho e Previdência Social até o dia 7 do mês subsequente ao mês de referência das informações.

É importante ressaltar que a admissão do trabalhador em percepção do Seguro-Desemprego deve ser enviada ao CAGED no mesmo dia da data de admissão, após o trabalhador ter entrado efetivamente em atividade, conforme Portaria 1129/2014.

O atraso ou a falta do CAGED pode acarretar em penalidades, na forma de uma multa trabalhista.

Esse relatório não é simplesmente uma forma de controlar o fluxo de profissionais na sua empresa.

Na verdade, os dados coletados por meio do CAGED do Brasil inteiro permitem que o governo trace um panorama do mercado de trabalho no país.

Essas informações permitem acompanhar as taxas de desemprego, os setores da economia que mais geram oportunidades, as carreiras que estão em alta ou baixa demanda.

Depois, essas análises se tornam a base para o desenvolvimento de ações governamentais.

É a partir delas que surgem projetos e leis para beneficiar o trabalhador brasileiro e estimular a empregabilidade.

Portanto, o CAGED que sua empresa entrega de maneira regular é revertido em benefícios sociais.

Quando a empresa não entrega o CAGED ou faz a entrega fora do prazo, o Ministério do Trabalho exerce uma penalidade, aplicada automaticamente.

O valor dessa multa vai variar de acordo com 2 aspectos: o período de atraso e a quantidade de funcionários que constariam do CAGED (ou seja, funcionários admitidos, transferidos ou dispensados no período).

É bom esclarecer que, se não houve movimentação de funcionários, não é preciso entregar o CAGED.

Nesse caso, não se aplica multa.

Atraso de 1 a 30 dias

Quando o período de atraso na entrega é de 1 a 30 dias, a empresa deverá pagar uma multa correspondente a R$ 4,47 por empregado que constaria do CAGED. Vamos ver um exemplo:

Sua empresa atrasou a entrega do CAGED em 8 dias.

No período da declaração, houve 10 admissões e 15 dispensas que precisam ser declaradas.

O total de movimentação de funcionários, portanto, é de 25. R$ 4,47 x 25 = R$ 111,75

a empresa terá de pagar uma multa correspondente a R$ 111,75.

Atraso de 31 a 60 dias

Nesse caso, a empresa deverá pagar uma multa correspondente a R$ 6,70 por empregado que constaria do CAGED. Vamos ver um exemplo:

Sua empresa atrasou a entrega do CAGED em 54 dias.

No período da declaração, houve 15 admissões e 20 dispensas que precisam ser declaradas.

O total de movimentação de funcionários é 35. R$ 6,70 x 35 = R$ 234,50

Portanto, a empresa terá de pagar uma multa correspondente a R$234,50.

Atraso superior a 60 dias

Quando o período de atraso na entrega é superior a 60 dias, a empresa deverá pagar uma multa correspondente a R$ 13,40 por empregado que constaria do CAGED. Vamos ver um exemplo:

Sua empresa atrasou a entrega do CAGED em 100 dias.

No período da declaração, houve 30 admissões e 10 dispensas que precisam ser declaradas. O total de movimentação de funcionários, portanto, é de 40. R$ 13,40 x 40 = R$ 536,00

Portanto, a empresa terá de pagar uma multa correspondente a R$ 536,00.

Embora a multa seja automática, cabe ao gestor de RH tomar as providências para regularizar a situação.

O Ministério do Trabalho não irá enviar qualquer cobrança ou notificação imediatamente para a sua empresa.

Portanto, assim que você identificar o erro, precisa agir para resolver o CAGED em atraso (antes que o tempo passe e a multa fique ainda maior).

Resolvendo o Atraso

Se a sua empresa está com o CAGED atrasado, existem medidas que você precisa tomar para voltar à regularidade.

São 2 procedimentos: entregar a declaração e pagar a multa.

Pagar a multa não desobriga sua empresa de informar ao Ministério do Trabalho sobre as alterações no quadro de trabalhadores.

A primeira coisa a fazer é acessar o site do Ministério do Trabalho e Previdência Social.

Então, na lateral da página, vá até a seção Empregador e selecione a opção CAGED.

Essa página contém todas as informações necessárias para resolver o problema do CAGED em atraso.

Em “Perguntas Frequentes”, você deve procurar pelas instruções sobre como declarar informações de competências anteriores (acerto).

É importante destacar que a declaração do CAGED em atraso é feita por meio do Aplicativo do CAGED Informatizado (ACI), que você pode baixar no próprio site do Portal MTE.

A segunda etapa para corrigir o CAGED em atraso é o pagamento da multa.

Lembre-se de fazer o cálculo, para saber exatamente qual valor sua empresa precisa pagar.

Então, você deverá preencher um Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF).

O DARF comum (preenchimento manual) está disponível no site da Receita Federal e nós recomendamos que você faça duas vias.

Seu preenchimento é bem simples, conforme o próprio MTPS indica.

No campo 1, você deve informar que se trata de “Multa Automática Lei Nº 4923/65”. Depois, no campo 4, onde é informado o Código da Receita, coloque o código “2877”.

CAGED

Finalmente, no campo 5, onde indicamos o Número de Referência, coloque o número “3800.1657.9030.0843-7”.

Uma dica importante é efetuar o pagamento da multa no mesmo dia em que você fizer o acerto dos dados no sistema.

Assim, fica mais fácil vincular o pagamento da multa ao relatório CAGED correspondente.

Como você imprimiu 2 vias do DARF, uma delas provavelmente ficou com o departamento financeiro.

A outra, porém, é responsabilidade do RH. Você precisa arquivá-la junto com o extrato do relatório CAGED.

Essa é uma medida preventiva, para o caso de haver eventualmente uma fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego na empresa.

Assim, vocês terão todos os documentos de comprovação necessários para atestar a regularidade de suas atividades.

Uma última dica: não é necessário enviar cópia do DARF (ou do comprovante de pagamento) ao MTE.

Quando o departamento de RH tem problemas de organização, ficar com o CAGED em atraso pode se tornar uma situação recorrente.

Além de abrir a possibilidade de problemas com o Ministério de Trabalho, isso também gera custos adicionais que prejudicam a empresa como um todo.

Portanto, organizar bem os prazos de entrega é essencial.

Como agendar o CAGED

Além da entrada no seguro desemprego, vários serviços também estão sendo agendados pela internet.

O serviço já foi implantado no Amazonas, Bahia, Ceará, Distrito Federal, Goiás, Maranhão, Minas Gerais, Paraíba, Piauí, Rio de Janeiro, Santa Catarina e São Paulo.

O processo está sendo adaptado à realidade de cada região.

A previsão é que até o fim do ano esse sistema seja implantado em todas as agências do país.

“O objetivo principal dessa mudança, desse novo sistema de atendimento, é agilizar o atendimento do cidadão e evitar a espera de muito tempo aqui no Ministério.

Ele vai agendar, chegar e ser atendido imediatamente”, explica José Silva Soares Júnior, chefe da Divisão de Atendimento e Orientação ao Trabalhador do MTE/MG.

Na página do Ministério do Trabalho há um ícone para agendar o horário.

É preciso escolher o estado e a cidade e informar o serviço desejado: emissão da carteira de trabalho, seguro-desemprego, Relação Anual de Informação Social (RAIS), o histórico do trabalhador, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), para comprovar os vínculos trabalhistas, e PIS/PASEP.

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) deverá ser entregue por meio eletrônico, com a utilização do Aplicativo do CAGED Informatizado – ACI ou outro aplicativo fornecido pelo Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.

O aplicativo poderá ser baixado no site do Ministério do Trabalho: www.mte.gov.br.

O ACI deve ser utilizado para gerar e ou analisar o arquivo do CAGED, pelas empresas nas quais tenha ocorrido movimentação de empregados regidos pela CLT.

A Portaria 1.129/2014 dispõe sobre duas formas distintas no envio do CAGED onde o empregador deverá observar se, no ato da admissão, o empregado está ou não em gozo do benefício do seguro desemprego ou se já deu entrada no requerimento do mesmo.

Esta nova regra vale a partir de 1º de outubro de 2014.

Conforme dispõe o art. 5º da referida portaria, se o empregado não está em gozo do seguro desemprego e não deu entrada no requerimento do benefício, o prazo para envio do CAGED será o mesmo que vinha sendo adotado até então, ou seja, até o dia 7 (sete) do mês subsequente àquele em que ocorreu a movimentação de empregados.

As informações devem ser enviadas utilizando o layout disponível já utilizado do CAGED, disponível no site do MTE ou ainda pelos aplicativos ACI ou FEC.

As demais orientações de preenchimento permanecem as mesmas.

Para a realização de consulta a situação de trabalhadores que estão requerendo ou em percepção do benefício Seguro-Desemprego os trabalhadores deverão acessar o site Mais Emprego, consulta menu “Trabalhador”, na aba “Seguro-Desemprego”.

As empresas que possuem mais de um estabelecimento deverão remeter ao MTE arquivos específicos a cada estabelecimento.

Como fazer o CAGED

O Caged Acerto deve ser realizado quando há atrasos e retificações.

Ou seja, quando o contribuinte ou contador não enviou a declaração até o dia 7 do mês subsequente.

Abaixo está um passo a passo detalhando como deve ser realizado a solicitação do CAGED:

Gerar o arquivo normalmente na folha (mês da competência atrasada)

Para evitar erros: o cadastro da empresa e dos empregados deve estar correto.

E lembre-se de informar corretamente o mês de referência. É o mês em atraso que deve ser informado.

Converter o arquivo para acerto com o ACIWin

  • Acesse o Portal Caged e clique em Downloads no menu lateral
  • Em Novo ACI, clique em Baixar (botão azul)
  • Execute o instalador e autorize a instalação do programa

Na sequência, no ACIWin:

  • No menu Arquivo e selecione Converter para acerto
  • Abra o arquivo que você acabou de gerar na Folha
  • Atualize o arquivo para a competência (mês) atual
  • Clique em Converter e depois em Ok quando finalizar
  • Na próxima janela, confira novamente a competência e outras informações
  • Clique em Gravar para envio (botão verde) e salve o arquivo, de preferência, na mesma pasta onde são salvos os arquivos de Caged gerados pela Folha

Transmitir o arquivo pelo Portal Caged

  • Entre no Portal Caged e no menu lateral, selecione Transmitir Caged
  • Selecione Sem ou Com certificado digital (obrigatório para mais de 10 funcionários)
  • Clique em Escolher arquivo e selecione o que você acabou de salvar depois de converter com o ACIWin
  • Envie e salve o recibo

CAGED

Como declarar

Embora muitas pessoas não saibam, o CAGED deve ser entregue mensalmente por todos empregadores que tenham alterado o seu quadro de empregados.

Ou seja, todas as empresas que tenham contratado ou demitido funcionários deverão informar o MTE.

Os dados e informações devem ser entregues através de meio eletrônico, a partir do sistema disponibilizado no site do MTE.

Após o empregador fornecer os dados solicitados, o sistema irá gerar o CAGED.

Os prazos para a entrega da declaração das alterações de funcionários podem ocorrer de duas maneiras.

No caso de empregados que estão recebendo seguro desemprego ou deram entrada no pedido, a empresa deverá informar no mesmo dia o MTE através do sistema do CAGED.

Isso significa que o prazo para declaração nessas situações é diário.

Já nos casos dos empregados que não estão recebendo seguro desemprego e não deram entrada no pedido do benefício, os prazos são mensais.

Os empregadores têm até 7 dias úteis do mês seguinte para enviar os dados.

Por exemplo, se houve demissões de empregados no mês de janeiro, a empresa deverá entregar o CAGED em fevereiro.

Se o empregador possuir dúvidas sobre a real situação do empregado que será contratado, é possível acessar o site do MTE e conseguir as informações necessárias.

Na seção do seguro desemprego, o sistema irá informar se o empregado está utilizando o seguro desemprego ou se já solicitou o benefício.

Além disso, o sistema já informa se o empregador deve declarar o CAGED ou não ao contratar o trabalhador.

CAGED Exame Toxicológico

Após a sanção do governo federal da lei 13.103 (lei dos caminhoneiros), todas as empresas estão obrigadas a realizar o exame toxicológico de larga janela de detecção na admissão ou desligamento de motoristas em regime CLT das categorias C, D e E.

O exame toxicológico identifica o uso de substâncias psicoativas em um período de 90 dias antes da coleta, que é feito através de amostragem de queratina (cabelo ou pelos) e obrigatoriamente deve ser pago pelo empregador.

O exame deve ser feito em um laboratório credenciado pelo Ministério do Trabalho.

Agora com a implementação da portaria 116 o Ministério do Trabalho quer fazer valer a lei e o envio do CAGED passa a ter uma nova regulamentação de responsabilidade dos empregadores de motoristas profissionais.

O formulário do CAGED contará com campos adicionais que serão exigidos no seu preenchimento para todas as empresas que forem contratar ou demitir profissionais com CNH Categorias C, D e E.

O envio deve ser feito através de certificado digital para empresas com declarações fora dos prazos e, também, empresas com 10 ou mais colaboradores.

A obrigatoriedade é retroativa desde a publicação da lei em março de 2016.

A inclusão no CAGED deve ser feita até o sétimo dia subsequente ao mês que houver alguma destas ações em seu quadro de funcionários e está sujeito a multa automática pelo governo federal caso não declare a movimentação no sistema do CAGED no prazo.

As empresas terão de informar ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) a realização de exame toxicológico nos motoristas admitidos e demitidos.

Portaria publicada pelo Ministério do Trabalho exige exames toxicológicos, realizados previamente à admissão e por ocasião do desligamento de motorista profissional.

Os exames são custeados pelas empresas e a regra vale para condutores de veículos de pequeno e médio portes; de ônibus urbanos, metropolitanos e rodoviários; e de cargas em geral.

Serão assegurados o direito à contraprova em caso de resultado positivo e à confidencialidade dos resultados dos respectivos exames.

Além do número do exame toxicológico, o empregador deverá informar ao Caged a data do exame, o CNPJ do laboratório, a unidade federativa do Conselho Regional de Medicina e o número do CRM do médico.

A exigência, segundo o ministro do Trabalho, Ronaldo Nogueira, tem como objetivo conferir mais efetividade ao que está previsto na Consolidação das Leis do Trabalho.

“Estamos reforçando o apoio ao combate ao uso de drogas nas rodovias, protegendo o trabalhador de excesso de jornadas e promovendo mais segurança nas nossas estradas”, destaca o ministro.

Funcionará da seguinte forma

Toda vez que houver a inserção no sistema do CAGED de motoristas profissionais, com CBOs determinados na portaria 116, automaticamente novos campos serão abertos para preenchimento por parte do empregador:

Número do exame, Data da coleta, CNPJ do laboratório, CRM do Médico Revisor e o Estado do em que o CRM foi expedido.

Os CBOS são:

  • 782310 – Motorista de furgão ou veículo similar
  • 782320 – Condutor de ambulância
  • 782405 – Motorista de ônibus rodoviário
  • 782410 – Motorista de ônibus urbano
  • 782415 – Motorista de trólebus
  • 782505 – Caminhoneiro autônomo (rotas regionais e internacionais)
  • 782510 – Motorista de caminhão (rotas regionais e internacionais) e
  • 782515 – Motorista operacional de guincho

As empresas já começaram a ser notificadas das mudanças no Caged e os empregadores que não declararem as informações exigidas ficam inadimplentes com o Ministério do Trabalho e podem sofrer multas previstas em lei.

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