Tempo de leitura: 7 minutos

Como ferramentas digitais auxiliam empresas a gerir gastos, elevar lucros e decidir melhor financeiramente? Veja os benefícios da gestão financeira digital.

A gestão financeira é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Ela envolve o planejamento, organização, controle e monitoramento dos fluxos financeiros da organização. 

Uma boa gestão financeira garante que a empresa tenha recursos suficientes para operar, investir e crescer. Já as tecnologias da informação têm um papel fundamental em otimizar os processos financeiros das empresas. 

Elas permitem automatizar tarefas, integrar sistemas, analisar dados e melhorar o acesso à informação. Isso aumenta a produtividade, reduz custos e melhora o controle financeiro.

Existem diversas soluções tecnológicas que podem apoiar as empresas em sua gestão financeira. Alguns exemplos são: softwares de gestão financeira e contábil, sistemas de faturação e pagamentos digitais, ferramentas de gestão de fluxo de caixa, nuvem e mobilidade, entre outras.

Ao adotar as tecnologias certas, as empresas obtêm informações de forma rápida e precisa para tomar melhores decisões financeiras. Além disso, reduzem os custos operacionais.

Softwares de gestão financeira

Os softwares de gestão financeira são ferramentas essenciais para otimizar os processos financeiros de uma empresa. Eles integram funções como contabilidade, faturação, gestão de fluxo de caixa, contas a pagar e receber, estoques, relatórios e muito mais.

A adoção de um sistema integrado traz diversos benefícios para a gestão financeira. Entre eles estão:

• Automatização de processos – Softwares modernos permitem configurar regras e fluxos de aprovação, reduzindo o trabalho manual e os riscos de erros. Os documentos e transações são automatizados.

• Integração de dados – Com todos os módulos integrados em uma única plataforma, há melhora na qualidade e integridade das informações financeiras. Dados são compartilhados em tempo real entre departamentos.

• Visibilidade financeira – Relatórios gerenciais e painéis fornecem uma visão consolidada das finanças, permitindo tomada de decisão ágil e embasada.

Adotar soluções tecnológicas é essencial para modernizar a gestão financeira, trazendo ganhos de produtividade e controle para as empresas. Os softwares integrados no mercado oferecem recursos abrangentes para aprimorar todos os processos do departamento financeiro.

Veja a seguir alguns exemplos práticos de como o uso da tecnologia é fundamental para uma boa gestão financeira empresarial.

Faturação e pagamentos digitais

A adoção de sistemas online de faturação e cobrança pode trazer grandes benefícios para a gestão financeira de uma empresa. Ao invés de emitir faturas manualmente, essas ferramentas permitem criar, enviar e gerenciar faturas de forma totalmente digital.

Isso automatiza o processo, reduzindo o tempo gasto com tarefas manuais e minimizando erros. Além disso, faturas digitais podem ser integradas ao sistema de gestão, atualizando automaticamente informações como contas a receber.

Gestão de fluxo de caixa

A gestão de fluxo de caixa é fundamental para a saúde financeira de qualquer empresa. Com a tecnologia certa, é possível otimizar esse processo de várias maneiras:

• Previsão de fluxo de caixa

Softwares inteligentes de gestão financeira conseguem fazer projeções precisas de entradas e saídas de caixa com base em dados históricos, sazonalidade, contratos programados e outros fatores. Isso permite que a empresa se planeje com antecedência para períodos de maior ou menor liquidez.

• Análise de dados em tempo real

Em vez de relatórios estáticos, a tecnologia possibilita análises dinâmicas do fluxo de caixa. Gráficos e painéis podem fornecer visibilidade em tempo real da situação, permitindo aos gestores tomarem decisões ágeis para otimizar o caixa.

• Integração de dados

Ao integrar em uma única plataforma dados de vendas, compras, contas a pagar e receber, o gestor financeiro tem informações consolidadas de tudo que impacta o fluxo de caixa. Isso gera insights mais precisos.

• Alertas e notificações

Com base em parâmetros predefinidos, o sistema pode enviar alertas quando o fluxo de caixa atinge níveis críticos. Isso permite que ações corretivas sejam tomadas rapidamente.

• Projeções personalizadas

As projeções podem ser ajustadas conforme diferentes cenários, como expansão da empresa, períodos sazonais, lançamento de novos produtos, etc. Isso gera inteligência para tomada de decisão.

Automatização de processos

Softwares de automatização de processos financeiros são soluções que permitem programar e agendar tarefas rotineiras, eliminando o trabalho manual repetitivo. Isso aumenta a produtividade das equipes e reduz erros humanos.

Nuvem e mobilidade

A gestão financeira na nuvem permite o acesso a dados financeiros de qualquer lugar, utilizando qualquer dispositivo. Isso significa que os gestores podem verificar indicadores chave de desempenho, aprovar despesas e tomar decisões estratégicas em tempo real, mesmo estando fora do escritório.

Além disso, soluções baseadas em nuvem facilitam a colaboração entre as equipes de finanças, vendas, operações e outros departamentos. Todos podem acessar as mesmas informações simultaneamente, o que melhora o alinhamento e a comunicação. Mensagens instantâneas integradas aos sistemas financeiros também aprimoram a colaboração.

Em resumo, a nuvem proporciona mobilidade e colaboração que otimizam os processos financeiros. Os gestores têm insights estratégicos na palma da mão para tomar melhores decisões com mais agilidade.

Segurança da informação

A segurança da informação é fundamental para proteger os dados financeiros confidenciais de uma empresa. Algumas medidas de segurança importantes incluem:

• Criptografia

A criptografia de dados é essencial para codificar as informações financeiras armazenadas digitalmente, tornando os dados ilegíveis sem a chave de descriptografia correta.

Isso ajuda a prevenir o acesso não autorizado a informações críticas como dados de cartões de crédito dos clientes. Os métodos modernos de criptografia como AES e blockchain ajudam a manter a confidencialidade dos dados.

• Controle de acesso 

Permissões específicas devem ser atribuídas para limitar o acesso aos sistemas financeiros apenas para usuários autorizados. Isso pode ser feito por meio de nomes de usuário, senhas, tokens de autenticação entre outros métodos.

O princípio de privilégios mínimos deve ser aplicado para que os usuários tenham acesso apenas ao necessário para suas funções.

• Backup

Realizar backups regulares dos dados financeiros é fundamental para permitir a recuperação no caso de perda de dados devido a ataques cibernéticos, falhas de sistema ou desastres. 

Os backups devem ser armazenados em local seguro e testados periodicamente. Soluções de backup na nuvem também são recomendadas para maior redundância.

A adoção de medidas como essas ajuda a proteger as informações financeiras vitais da empresa contra acessos não autorizados, reduzindo riscos e prejuízos.

Conclusão

A implementação de soluções tecnológicas pode trazer muitos benefícios para a gestão financeira de uma empresa. Utilizando softwares especializados, como o Contas Online, é possível automatizar processos manuais, ter acesso a informações em tempo real, emitir e receber pagamentos de forma rápida e segura, entre outras vantagens.

O Contas Online é um sistema 100% online, ou seja, permite que você tenha a mobilidade necessária para acessar suas informações financeiras de qualquer lugar, a qualquer hora.  Isso permite ganhos de produtividade, precisão nos registros contábeis, melhores controles internos e maior agilidade na tomada de decisão.