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Um detalhe crucial que você não deve ignorar? Planilhas de horas dos funcionários.
Suas planilhas de horas, ou registros de ponto dos funcionários , ajudam você a controlar para onde seu tempo está indo e onde está sendo gasto mais.
Embora alguns dos benefícios de manter planilhas de horas sejam bastante óbvios, outros nem tanto. Neste guia, cobrimos todos eles.
O que é um quadro de horários?
Um quadro de horários é um registro de como cada funcionário gastou seu tempo de trabalho. Ele ajuda você a monitorar quanto tempo leva para os funcionários terminarem tarefas, concluírem projetos ou lidarem com o gerenciamento de clientes.
Mas há muito mais benefícios em manter um quadro de horários do que aparenta. Os quadros de horários também são uma parte crucial da estimativa de custos do projeto e do gerenciamento da carga de trabalho.
Os quadros de horários oferecem uma visão panorâmica de como cada um de seus projetos está sendo gerenciado e se eles estão sendo bem gerenciados. Quando você pensa nas horas dos funcionários como um recurso, você pode aproveitá-las para obter o máximo de eficiência em cada projeto.
Benefícios do quadro de horários
Agora que você entende o que é um quadro de horários, vejamos alguns benefícios de criá-los e mantê-los.
Calcule o lucro de um projeto
Um quadro de horários permite que você veja quantas horas você pagou por salários e contratados para trabalhar em qualquer projeto. Com essas informações em mãos, você pode compará-las com a receita gerada pelo seu projeto para ver se a forma como você gerencia o tempo está gerando lucro.
Você gastou muito tempo na atividade A e pouco tempo na atividade B? Contratar um empreiteiro foi uma perda de tempo, dadas as tarefas que ele executava? Muitos membros da equipe gastaram tempo em tarefas sobrepostas?
Os quadros de horários respondem a questões importantes de gerenciamento de projetos como essas, que ajudam você a criar melhores abordagens para projetos futuros. Sem um quadro de horários adequado, você não calcula com precisão os lucros do projeto.
Preveja a capacidade futura
Quase 74% dos membros da equipe estão sobrecarregados em projetos pelo menos uma vez por mês, e isso continuará acontecendo sem um quadro de horários com o qual você possa contar como parte de seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos.
A previsão da capacidade futura e o controle do tempo andam de mãos dadas. Esteja você recorrendo ao método lead, lag ou match para trabalhar nos projetos, cada um deles envolve medir o tempo como um recurso alocado.
Por exemplo, digamos que você esteja usando a abordagem de correspondência para planejamento preditivo. Como você saberá qual é a capacidade atual de tempo da sua equipe? Até que ponto você pode ampliar essa capacidade sem sobrecarregar os membros da equipe ou decepcionar os clientes?
Quase tudo no gerenciamento de projetos funciona com base no gerenciamento de suas horas. É por isso que os quadros de horários são parte integrante de qualquer abordagem sólida e mensurável de gerenciamento de projetos.
Execute uma folha de pagamento precisa
Se você já trabalhou com recursos humanos ou contabilidade, sabe a importância de administrar a folha de pagamento com precisão. Sem planilhas de horas, não há registro do tempo de trabalho. Caso contrário, como você terá a prova do total de horas trabalhadas?
Por exemplo, com Float , você pode listar a taxa horária de um funcionário em seu perfil. Facilita o cálculo de horas extras devidas e também facilita a avaliação do gerenciamento de recursos. Se alguma parte do seu projeto estiver atrasada, você poderá corrigir o curso em tempo real.
O quadro de horários certo também pode rastrear tarefas de controle de tempo mais complexas. Vira Trevino-Garcia , recrutadora chefe de diversidade da VCFO , usa o Float para fazer exatamente isso.
Por exemplo, se um membro da equipe gasta 20 horas em uma tarefa e outro gasta 10 horas na mesma tarefa, totaliza 30 horas gastas naquele projeto. O VCFO usa o Float para alocar e rastrear essas horas do projeto com precisão e deduzi-las automaticamente da taxa do projeto. “O uso de software de gerenciamento de recursos nos proporcionou uma melhor capacidade de calcular o custo por contratação com base no número de horas trabalhadas em cada função”, explica Vira.
Como criar planilhas de horas
Manualmente
É antiquado, mas você pode usar uma planilha de ponto do Excel ou cartões de ponto em papel (ou, ei, até mesmo um quadro branco) para rastrear tarefas relacionadas ao quadro de horários, como:
- Tempo gasto em um projeto
- Tempo gasto em tarefas específicas
- Tempo gasto em reuniões com clientes
- Ponto de entrada, tempo faturável, folga ou horas de trabalho
- Tempo do empreiteiro adicionado ao projeto no último minuto
Agora, optar por modelos de papel ou planilhas prolonga o processo de controle de tempo. As coisas se tornam mais tediosas do que deveriam ser e você fica vulnerável a erros fáceis.
Também torna difícil para os gerentes de projeto e o RH analisar os dados. Se algo der errado no projeto, não haverá ponto de referência ao qual voltar para a prestação de contas.
No entanto, existe uma maneira melhor de abordar o gerenciamento do quadro de horários. Tudo começa e termina com a escolha do software certo para o trabalho.
Software de Ponto Eletrônico
O software de ponto eletrônico é uma virada de jogo (se é que podemos dizer isso). Alguns benefícios incluem:
- Reduzindo pela metade o tempo que você gastaria monitorando horas
- Gerenciando todos os seus projetos de maneira econômica
- Fornecendo fácil acesso aos registros
Como se isso não bastasse, você pode se livrar da horrível pilha de papéis que sempre levam às planilhas de horas da velha escola.
Quer dar um passo adiante? Você também pode monitorar o tempo em qualquer lugar com o recurso de quadro de horários móvel do Float. Ele permite que você acesse sua programação para registrar seu horário, não importa onde esteja.
Enquanto a maioria das outras ferramentas exige que sua equipe faça login em um software separado para registrar seu tempo, a solução integrada do Float facilita o registro das horas reais trabalhadas e oferece aos gerentes de projeto uma visão mais detalhada do tempo de sua equipe e do progresso do projeto em tempo real.
Como gerenciar planilhas de horas dos funcionários
Depois de configurar seu quadro de horários, qual é o próximo passo? Veja como gerenciar planilhas de horas dos funcionários e melhorar sua produtividade.
Defina expectativas
O melhor lugar para começar é definindo expectativas claras para a equipe. Isso exige uma abordagem organizada do gerenciamento de projetos desde o início, especialmente se você estiver planejando vários projetos.
Ao definir expectativas, esteja pronto para responder perguntas como:
- Quando a equipe deve enviar planilhas de horas?
- Como eles devem marcar cada entrada?
- Como eles contornam tempos desiguais?
- Como eles devem monitorar o tempo do cliente?
- Como você rastreará e pagará as horas extras?
Definir expectativas e antecipar todas as questões do quadro de horários reduzirá automaticamente quaisquer idas e vindas desnecessárias dentro de sua equipe. Combinar essa primeira etapa com a automação (como usar lembretes de quadro de horários ) cria uma combinação poderosa (que veremos mais abaixo).
Categorizar o tempo
O gerenciamento do quadro de horários nem sempre é tão simples quanto registrar um horário de início e término e encerrar o dia. Freqüentemente, você precisa categorizar seus horários. Nem todo o tempo gasto em tarefas diferentes conta da mesma forma.
Peça aos membros da equipe que dividam suas planilhas de horas em horas faturáveis e não faturáveis para entender melhor o escopo do projeto. Há também o envio de quadro de horários para licença médica ou horas extras a serem consideradas ao categorizar o tempo.
O software de controle de tempo certo facilita a categorização do tempo. Em vez de fazer com que os membros da sua equipe se lembrem de como gerenciar e categorizar cada um de seus horários, você pode usar automação, regras e predefinições que fornecem a eles um local confiável para rastrear e marcar seu horário corretamente.
Use a automação do quadro de horários
A automação é sua melhor amiga se você deseja agilizar o processo de entrada de horas. Por exemplo, Float permite definir um modelo de horário pré-preenchido para projetos com horários designados. A partir daí, tudo o que os funcionários precisam fazer é verificar a precisão e enviar seus registros.
Isso melhora a precisão e economiza um tempo precioso. Você também pode tentar configurar lembretes automáticos por e-mail ou Slack para membros da equipe que se esqueceram de enviar suas planilhas de horas online.
Aqui está uma curiosidade: você sabia que quase metade de todos os membros da equipe cumprem as horas informadas? Além disso, cerca de 1 em cada 4 membros da equipe sente que não possui as ferramentas ou recursos para realizar seu melhor trabalho. Embora 68% das agências exijam que suas equipes controlem seu tempo, 43% de seus funcionários descrevem seu processo de controle de tempo como “abaixo da média”.
Algo tão benéfico quanto a automação do controle de tempo não é algo que você queira roubar de sua equipe. Com um processo de quadro de horários on-line repetível em vigor, tanto os gerentes de projeto quanto as equipes ficam em melhor situação.
Peça a uma pessoa para aprovar planilhas de horas
Uma solução fácil para gerenciar planilhas de horas é colocar uma única pessoa responsável pelas tarefas de controle de tempo. Isso pode ajudar a melhorar a precisão e a responsabilidade.
Pode ser um gerente de projeto ou alguém da área de recursos humanos. Eles devem ser capazes de consultar as planilhas de horas todas as semanas para confirmar se estão corretas. A abordagem do Float para controle de tempo foi projetada para que a supervisão do controle de tempo não ocupe metade do seu dia.
Dessa forma, você pode rastrear quaisquer problemas ou inconsistências verificados por uma pessoa, em vez de ter duas (ou mais) contas diferentes para trabalhar como pontos de referência.
Analise suas planilhas de horas
Além de garantir que você está gerenciando com precisão a folha de pagamento e o faturamento, você não aproveitará muito suas planilhas de horas se não as analisar.
À medida que você avança em seu próximo projeto, reserve um tempo para observar as métricas do quadro de horários, como duração média da atividade, horas faturáveis versus não faturáveis, horas reais versus horas orçadas, capacidade, tempo alocado para trabalho contratado ou até mesmo tempo gasto com clientes .
Por exemplo, se você orçou 50 horas para um projeto, mas gastou 35 faturáveis e 20 não faturáveis, veja como pode reduzir tarefas administrativas (ou aumentar suas taxas).
Ou, se você for uma pequena empresa que usa prestadores de serviços para um conjunto recorrente de tarefas, veja se seria mais econômico desenvolver uma função interna para essas necessidades recorrentes.
