Descrição De Cargos | Entendimento Na Realização Das Funções

Como qualquer outra ferramenta de gestão, possui fundamento teórico, que objetiva fornecer alguns conceitos e orientações para a sua aplicação.

A descrição de cargos é um documento formal, geralmente um formulário ou relatório com o detalhamento do que um cargo exige em termos de conhecimentos, habilidades e capacidades para que possa ser desempenhada determinada função.

Tende a otimizar o desenvolvimento de outras atividades, tais como: recrutamento, seleção, treinamentos, planejamento de cargos e salários, avaliação de desempenho e segurança no trabalho.

Numa organização, a quantidade de cargos se dá em função das demandas de trabalho.

O conjunto de cargos responsáveis por um número específico de processos (sistemas) compõe a estrutura organizacional.

Dentro da estrutura, cada cargo está direta ou indiretamente responsável por um ou mais processos, de forma que estes requerem profissionais com características específicas.

Por isso a necessidade de se fazer a descrição de cargos, com o objetivo de alocar as pessoas certas nos cargos adequados.

Além disso, a descrição de cargos oferece condições para:

• Nomear pessoas para os cargos existentes

Uma vez que o perfil do cargo já está descrito, basta encontrar a pessoa que melhor preencha os requisitos exigidos.

• Avaliação de desempenho

O desempenho do ocupante do cargo pode e deve ser avaliado com base nas características que o cargo requer.

• Levantar necessidades de capacitação

A descrição de cargos contém o perfil de profissional ideal para ocupar aquele cargo.

Se o ocupante não possui certa habilidade ou conhecimento requerido pelo cargo, deve desenvolver tal habilidade ou conhecimento para desempenhar de maneira satisfatória suas funções.

A necessidade de capacitação é, portanto, a diferença entre a descrição do cargo e a avaliação de desempenho do colaborador.

• Ações de segurança no trabalho

Identifica os cargos em que os riscos à saúde do trabalhador são maiores.

• Revisão no regime de carreira

Na medida em que a descrição dos cargos é analisada periodicamente e sofre mudanças devido às novas demandas, pode-se propor alterações nos regimes de carreira, objetivando adequar itens como salário às exigências do cargo.

• Clareza para os ocupantes dos cargos sobre as atividades, responsabilidades e a importância do seu trabalho

 Etapas da Realização da Descrição de Cargos

Objetivamente a descrição de cargos é realizada nas seguintes etapas:

• Elaboração de formulário
• Elaboração de manual de instrução de preenchimento do formulário e/ou treinamento dos facilitadores
• Preenchimento dos formulários por meio de entrevista de um facilitador ao ocupante do cargo, ou o próprio ocupante preenchendo o formulário
• Validação/correção dos formulários preenchidos
• Revisão periódica da descrição para adequação do cargo às mudanças nos processos/atividades

A entrevista é uma das formas de coleta de dados com maior potencial para refletir de maneira fidedigna a realidade da organização.

Tanto o entrevistador quanto o entrevistado têm oportunidades de refletir sobre o cargo de uma forma sistemática.

A entrevista levanta pontos e questões que normalmente passam despercebidos no dia-a-dia da organização.

A entrevista deve iniciar com o entrevistado dando uma visão geral do cargo, em termos de objetivos e responsabilidades.

A seguir o entrevistador deve iniciar as perguntas diretivas que propiciarão as respostas para preencher o formulário de descrição de cargos.

As respostas devem contemplar os itens de um plano de ação: O que faz? Quando faz? Como faz? Onde faz? Porque faz?

Algumas perguntas que o entrevistador pode fazer:

• Qual o objetivo central que o seu cargo deve alcançar?
• Quais são as principais atividades que você dirige, supervisiona ou controla?
• Qual a participação do seu cargo na definição de políticas, objetivos, normas e procedimentos para sua área?
• Como são estabelecidos os objetivos e metas de curto/longo prazos para o seu cargo?
• Como é feito o planejamento, o acompanhamento e as correções dos planos e objetivos do seu trabalho?
• Como você planeja, acompanha, controla e avalia o resultado do trabalho dos membros da sua equipe?
• Quais as principais complexidades do seu cargo?
• Que tipos de obstáculos ou de oportunidades exigem o máximo de sua habilidade para atingir seus objetivos?
• Como o seu superior pode saber se você está tendo um desempenho satisfatório em relação aos objetivos estabelecidos para o seu cargo?
• Quais os principais objetivos que poderiam ser tomados como representativos para o seu cargo?
• Qual a medida (quantitativa ou qualitativa) poderia ser utilizada para descrever ou medir o seu desempenho?

Verbos Indicados Para Iniciar as Frases de Descrição dos Cargos

Aconselhar, adotar, ajustar, ajudar, analisar, apoiar, apresentar, aprovar, aprimorar, avaliar, aferir, conduzir, consultar, contatar, controlar, desenvolver, determinar, dirigir, elaborar, especificar, estabelecer, estudar, examinar, executar, facilitar, informar, liderar, manter, motivar, orientar, organizar, participar, pesquisar, planejar, preparar, prever, receber, recomendar, reportar, representar, rever, selecionar, supervisionar, treinar, verificar.

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Verbos Indicados Para Descrever a Missão do Cargo

Estes verbos você usar no meio da frase, depois de palavras como visando a, afim de, para, com o objetivo de, etc.

Alcançar, apoiar, aprimorar, assegurar, assistir, atingir, aumentar, auxiliar, conseguir, contribuir, controlar, coordenar, criar, cumprir, desenvolver, estabelecer, estimular, facilitar, formular, implementar, manter, maximizar, minimizar, motivar, obter, otimizar, preservar, promover, proteger, reduzir.

Descrição de Cargos Seguindo Critérios

A análise de um cargo e sua descrição são formas de ajudar na contratação de empregado, dentro do perfil desejado, atendendo às necessidades das atividades que o empregador deseja.

O apego excessivo às descrições formais pode levar à rigidez e a problemas localizados, conduzindo o colaborador à recusa do exercício de suas atividades, e a fazer afirmações como: “exercendo essa atividade, passo a ter dupla função.”, “você não tem autoridade para tomar essa decisão” ou “isso não consta na minha função”, etc.

Para tanto, a descrição do cargo deve focalizar um conjunto amplo de tarefas e de resultados finais, sem detalhamento excessivo.

Quem faz a descrição de cargos também deve ter um cuidado com o enfoque demasiadamente amplo, visto que pode não oferecer um caminho organizacional claro.

Um enfoque amplo pode impedir de vincular o comportamento dos empregados ao objetivo da empresa e deixá-los sem atividades definidas.

Além disso, ainda comprometer a empresa legalmente em suas decisões quanto à contratação, promoção, treinamento e remuneração.

As descrições devem responder ao que se faz, como e com que se faz e para que se faz.

Embora haja apenas evidências de alguns desses elementos em determinadas ocupações, deve-se fazer com que conste em todas as descrições a lógica interna do processo de trabalho.

As descrições são um ponto de partida para aprofundamento da análise do trabalho. Para tanto devem ser decompostas em suas diferentes fases operacionais, determinando conteúdos programáticos e métodos de trabalho em recursos humanos.

Tanto a rigidez excessiva nas descrições formais de um cargo, como um enfoque demasiadamente amplo podem ser desfavoráveis aos empregados e à organização.

Entre um extremo e outro, deve-se fazer uma avaliação para se chegar ao ponto de equilíbrio desejado, configurando uma receita de bons resultados.

Por que Fazer Descrição de Cargos

O objetivo principal da descrição de cargos é ajudar os colaboradores e gestores a alcançar um entendimento mútuo sobre detalhes importantes de um trabalho para evitar futuros problemas.

As razões mais importantes incluem o seguinte:

• Organização

A descrição do trabalho ajuda as pessoas a entender suas responsabilidades e de como o seu trabalho contribui para a missão global da empresa.

• Formação

Ele serve como uma ferramenta útil para fins de treinamento, porque lista as tarefas específicas que compõem o trabalho.

• Recrutamento

Promove um entendimento entre o empregador e o empregado em perspectiva. É mais provável que a empresa contrate a pessoa certa para o cargo.

• Avaliação

O empregador e o empregado podem comparar o trabalho real desempenho e expectativas descritas. Isso ajuda a reconhecer um trabalho bem feito ou uma necessidade de cursos de reciclagem ou de disciplina.

• Defesa

Numa possível demissão por um fraco desempenho, a descrição de cargos fornece uma base para a defesa de sua decisão.

Vantagens de Realizar a Descrições de Cargos

As contribuições que oferece esta prática se traduz em benefícios tanto para a empresa como para o colaborador.

Abaixo compartilhamos os que consideramos mais relevantes:

Serve de guia para o recrutamento e seleção de pessoas de forma mais eficaz.

É referência para a atribuição de remuneração ao conhecer as responsabilidades e a carga de trabalho que tem cada posto de trabalho.

Dá clareza ao colaborador para desempenhar as suas funções ao saber as expectativas que se tem de seu trabalho.

Funciona como base para medir o desempenho do colaborador, de forma objectiva e transparente.

Identifica as necessidades de treinamento e aprendizado.

Ajuda a contar com uma estrutura organizacional clara e definida, evitando sobreposições entre os diferentes cargos. Ou seja, concentra os esforços de maneira eficaz.

É uma ferramenta muito importante como complemento na implementação dos planos de sucessão da empresa.

Serve de base para o desenho dos planos de compensação e incentivos para os funcionários.

As descrições de cargos são essenciais para a correta gestão do talento humano, já que ajudam a maximizar o potencial e a produtividade do mesmo.

Uma correta definição das tarefas e responsabilidades, bem como as competências que deve submeter cada um de seus parceiros de acordo com seu posto de trabalho é a chave para contar com o equipamento de trabalho adequado e de acordo com as necessidades da empresa.

Desta forma, podem agregar valor e contribuir para a consecução dos objetivos da organização.

Remuneração e Benefícios

Remuneração é o processo pelo qual se atribui um valor relativo a cada posição em relação a outros cargos da organização.

SE avalia o posto, não quem o ocupa.

Mas para que e porque avaliamos os cargos?

Objetivos Principais

• Fornecer dados reais, definidos e sistematizados para determinar o valor relativo dos cargos.
• Fornecer uma base justa para a administração de salários dentro da Empresa.
• Fornecer dados para estabelecer uma estrutura de salários comparável à de outras empresas, concorrentes no mesmo mercado de mão-de-obra.
• Permitir à administração medir e controlar com maior precisão seus custos de pessoal.
• Servir de base para a negociação com sindicatos.
• Fornecer uma estrutura para a revisão periódica de salários.
• Criar princípios e técnicas imparciais que permitam à direção um tratamento mais objetivo das remunerações.
• Ajudar a seleção, ascensão, transferência e treinamento de pessoal.
• Substituir funções, autoridade e responsabilidade, o que, por sua vez, ajuda na simplificação do trabalho e eliminação de operações duplicadas.
• Reduzir reclamações e rotação de pessoal, aumentando a atitude positiva e melhorando as relações entre organização e funcionário.

Porque Fazer Avaliação de Cargos

• Evitar desigualdade de salários.
• É difícil colocar novos postos em relação aos postos já existentes.
• As funções e responsabilidades mudam com o tempo.
• Não existe previsão para assegurar a revisão periódica do salário de cada funcionário.
• Não se definiu políticas para assegurar a consistência para aumentos de salário, com relação ao tipo de quantidade, a frequência e a data de concessão.

Os 15 Cargos Mais Procurados Pelas Empresas

O mercado de trabalho está em constante processo de mudanças. Segundo pesquisa feita pela Page Personnel, empresa global de recrutamento, para enfrentar os desafios econômicos ao longo deste ano, as empresas buscam melhorar a eficiência operacional e aumentar a produtividade da equipe. E isto impacta diretamente na contratação de novos profissionais. Em comum, esses profissionais que estão na mira das empresas podem, direta ou indiretamente, promover a redução de custos da companhia.

Confira abaixo as profissões com maior aumento de demanda no mercado de trabalho brasileiro:

Recursos humanos

1) Cargo: Analista ou coordenador do departamento pessoal
Aumento de procura: 40%
O que faz: é responsável por toda a parte da administração dos funcionários da empresa: folha de pagamento, encargos anuais, benefícios, relações trabalhistas e admissões, por exemplo.

2) Cargo: Analista de cargos e salários
Aumento de procura: 10%
O que faz: define os níveis hierárquicos dentro da empresa e a faixa salarial mais adequada para cada nível de acordo com o mercado.

3) Cargo: Business partner
Aumento de procura: 25%
O que faz: avalia as necessidades de cada área dentro da empresa e garante que o desempenho dos profissionais.

Vendas e Marketing

4) Cargo: Analista de trade marketing
Aumento de procura: 30%
O que faz: é responsável pela divulgação da empresa nos pontos de vendas por meio de campanhas, exposição dos produtos da empresa, negociações com varejistas para combo de compras e análises de vendas.

5) Cargo: Executivo de Vendas (Hunter)
Aumento da procura: 20%
O que faz: venda de softwares da área de negócios para o mercado e venda de aplicativos e propaganda online (via internet e celular).

6) Cargo: Engenheiro de vendas ou vendedor técnico
Aumento da procura: 15%
O que faz: este profissional da indústria possui qualificação comercial e técnica para atuar na área de vendas do produto.

Tecnologia da informação

7) Cargo: Desenvolvedor Mobile
Aumento da procura: 40%
O que faz: desenvolve aplicativos para smartphones.

8) Cargo: Analista de Big Data
Aumento da procura: 50%
O que faz: responsável pelo processamento e análise de grandes volumes de dados.

9) Cargo: Analista de E-commerce
Aumento da procura: 15%
O que faz: especializado em comércio eletrônico, desenvolve novas funcionalidades e melhorias na operação do site, por exemplo.

Engenharia

10) Cargo: Engenheiro de processos
Aumento da procura: 30%
O que faz: sua função é otimizar os processos e reduzir custos das empresas por meio de análise de indicadores de produtividade relacionados a pessoas e linha de produção.

11) Cargo: Especialista de logística
Aumento da procura: 40%
O que faz: faz o elo entre a produção e a área comercial da empresa. Ou seja, com base no planejamento de vendas, o profissional elabora metas de fabricação e distribuição, além de cuidar da gestão de estoque.

12) Cargo: Especialista ou supervisor de customer service (atendimento ao cliente)
Aumento da procura: 20% – 30%
O que faz: analisa indicadores de nível de serviço e performance do ciclo do pedido do cliente. Toma ações corretivas como reduzir os dias de entrega do produto.

Finanças

13) Cargo: Analista de planejamento financeiro
Aumento da procura: 20%
O que faz: tem como principal responsabilidade o processo orçamentário e análise dos resultados da empresa.

14) Cargo: Analista contábil
Aumento da procura: 10%
O que faz: profissional responsável pelas rotinas contábeis da empresa. Ele orienta e executa atividades como análise de gastos e lucros obtidos em negociações e acompanha os procedimentos financeiros, como pagamentos e recebimentos, por exemplo.

15) Cargo: Analista fiscal
Percentual de aumento: 10%
O que faz: é responsável pelo planejamento tributário da empresa. Realiza tarefas como apuração de impostos e atualiza a empresa de legislações fiscais vigentes sobre sua atuação ou produtos.

A Descrição e Análise de Cargos

A descrição e análise de cargos têm a diretamente com a produtividade e a competitividade das empresas, já que implicam uma relação direta com o recurso humano que, em definitivo, é a base para o desenvolvimento de qualquer organização.

São ferramentas que permitem a eficiência da administração de pessoal, na medida em que são a base para a mesma.

Uma descrição e análise de cargos conscientes e justas dão como resultado a simplificação em outras tarefas próprias do setor da organização

A descrição de cargos é uma fonte de informação de base para todo o planejamento de recursos humanos.

É necessária para a seleção, o treinamento, a carga de trabalho, os incentivos e a administração salarial.

É um processo que consiste em enumerar as tarefas ou atribuições que compõem um cargo e que o diferenciam dos demais cargos que existem em uma empresa.

É a enumeração detalhada das atribuições ou tarefas do cargo (o que faz o ocupante), a periodicidade da execução (quando faz), os métodos aplicados para a execução das atribuições ou tarefas (como faz) e os objetivos do cargo (por que faz).

Basicamente é fazer um inventário dos aspectos significativos do cargo e dos deveres e das responsabilidades que compreende.

Todas as fases que são executados no trabalho constituem o valor total.

Um cargo é a reunião de todas as atividades realizadas por uma única pessoa, que podem se agrupar em um único conceito e ocupa um lugar formal no organograma.

Evidentemente, as descrições de cargos são úteis, mas podem permitir desvios individuais.

Um novo funcionário vai querer saber o que se espera dele, e, quando o supervisor está consciente de problemas de coordenação entre empregados, terá que saber quais são as funções que correspondem a cada um.

A descrição deve fazer a distinção entre o conteúdo prescrito e discricionária de cada cargo.

Assim, talvez seja requisito que, por exemplo, cada vendedor apresente um relatório semanal das visitas, enquanto um vendedor de mais experiência e capacidade, pode-se usar o seu critério ao informar a gerência sobre as condições de mudança no mercado, suas origens e possíveis medidas corretivas à linha de produtos.

Em resumo, a descrição de cargos é orientada para o conteúdo dos cargos, ou seja, para os aspectos intrínsecos dos cargos.

A análise de cargos tem que ver com os aspectos extrínsecos, ou seja, com os requisitos que o cargo exige do seu ocupante.

A análise de cargos estuda e determinar todos os requisitos, as responsabilidades compreendidas e as condições que o cargo exige para poder desempenhá-lo de forma adequada.

Esta análise é a base para a avaliação e a classificação que se tornarão os cargos para efeitos de comparação.

Há várias maneiras de se agrupar e organizar as tarefas e os deveres, e haverá variações consoante se trate de cargos manuais, de escritório, de produção, e outros.

As principais categorias de análise que poderiam incluir são:

• Procedimentos, equipamentos e matérias que o empregado deve saber; problemas e solicitações típicas que receberá.
• Alcance de sua responsabilidade; magnitude da discrição; “período de controle”.
• Normas sobre desempenho e carga de trabalho.
• Relações; interfaces do cargo.
• Supervisão; relações de dependência.
• Período de qualificação, avaliação e treinamento.
• Condições de trabalho; perigos.
• Promoção e oportunidades de carreira.

A análise de cargos tem uma estrutura que se refere a quatro áreas de requisitos: intelectuais, físicos, responsabilidades implícitas, condições de trabalho.

Cada uma destas quatro áreas está dividida em vários fatores de especificações, como a experiência, por exemplo, na área de exigências intelectuais.

Estes fatores de especificação são pontos de referência que permitem analisar uma grande quantidade de cargos de forma objetiva.

São verdadeiros instrumentos de medição, construídos de acordo com a natureza dos cargos existentes na empresa.

Se a natureza dos cargos que vão ser analisados varia, variam não somente os fatores de especificações considerados, mas também a sua amplitude de variação e as características do seu comportamento.

Existem vários métodos de descrição e análise de cargos, entre eles:

• A observação direta do trabalhador executando o trabalho
• Os questionários a trabalhadores e seus chefes diretos
• A entrevista direta ao empregado
• Métodos mistos que combinam dois ou mais dos anteriores

Estes últimos oferecem a possibilidade de compensar as desvantagens de cada um dos métodos, fazendo desta a forma mais confiável para o estudo.

A descrição de cargos é importante, já que trata de questões-chave: o que, o como, o quando e o porquê.

Essas perguntas dão as bases da limitação de um cargo, permitem delimitar obrigações e todas as tarefas e atribuições que são os elementos que compõem um trabalho e que tem de cumprir o ocupante.

É de vital importância a análise de cargos, porque por meio deste:

• Se deduz, analisa e desenvolve dados ocupacionais relativos aos encargos, as qualidades necessárias para ocupar os cargos e as características do ocupante, que servem de base para a orientação profissional, a avaliação de salários, a utilização de trabalhadores e outras práticas de pessoal.
• Estuda cargos desempenhados em indústrias, comércios e outras organizações e produz descrições de itens de encargos e os requisitos físicos e intelectuais que deve possuir o ocupante.
• Define, classifica e correlaciona dados ocupacionais
• Desenvolve meios de orientação para os trabalhadores inexperientes ou que desejam mudar de cargo e prepara-se procedimentos de entrevista para facilitar a colocação de trabalhadores
• Usa os dados para desenvolver sistemas de avaliação de salários e recomenda mudanças na classificação dos cargos
• Prepara organogramas, elabora monografias (através da descrição de padrões e tendências industriais)
• Projeta testes para medir conhecimentos ocupacionais e habilidades dos trabalhadores e realiza a busca ocupacional relacionada.

Realizando uma descrição criteriosa de cargos, a empresa terá maiores subsídios para começar uma pesquisa salarial e consequentemente iniciar o desenvolvimento de tabelas de remuneração que irão tornar uma realidade o plano de cargos e salários.