Metodologia Lean | Produtividade, Custo E Qualidade Na Medida Certa

Na medida em que não se gera desperdício ou atividades sem valor, a eficiência é maior, os custos são menores e a satisfação do cliente (em tese) é maior.

A implantação da Metodologia Lean passa pelas seguintes etapas:

• Definir o que é valor para o processo em questão

Equivale a definir o escopo com clareza, especialmente a especificação do escopo a ser produzido, de forma a atender as necessidades do cliente e evitando o que os americanos chama de Goldplating (“Dourar a pílula”. Entregar mais do que o necessário).

• Identificar o fluxo de criação de valor

Fazer um bom planejamento executivo, criando uma estratégia de execução do projeto que seja a melhor possível.

• Eliminar os desperdícios na criação de valor

Fazer uma boa execução do projeto, com especial atenção para as questões de qualidade.

• Produzir apenas aquilo que é demandado

Fazer certo, da primeira vez, aquilo que está especificado no escopo (e certificar-se de que a definição do escopo está clara tanto em termos quantitativos quanto qualitativos).

• Aplicar uma filosofia de melhoria contínua

Definir no plano de qualidade um plano de melhoria contínua.

Esse tipo de metodologia é bem adequada para produção de coisas, especialmente em processos de manufatura.

Fazer projetos é diferente de uma manufatura.

Manufatura é um processo repetitivo ao passo que o projeto é algo único.

Mas é possível fazer um paralelo de equivalência com aquilo que as melhores práticas de gerenciamento de projetos recomendam.

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Erros que você deve evitar na hora de adotar a Metodologia Lean

Alguns erros são recorrentes entre as empresas que adotam a Metodologia Lean, o que pode comprometer os resultados.

Veja quais são os 3 erros mais comuns e saiba como evitá-los.

• Promover a mudança cultural de forma isolada

Para que a mudança cultural aconteça de forma estruturada e, consequentemente, gere uma real transformação, a adoção do Lean deve envolver toda a estrutura hierárquica e não só áreas e equipes específicas.

Por exemplo, a implantação dos princípios de forma isolada na produção não será eficaz se não houver o envolvimento e comprometimento de todas as lideranças e demais envolvidos na cadeia de valor.

A construção de novos valores e de uma nova cultura dentro de uma organização depende do compromisso da liderança.

São eles os responsáveis pelo engajamento e que exercem o papel de educadores das suas equipes.

Essa aproximação determina exemplos a serem seguidos e aumenta o índice de adesão à mudança.

• Tentar aplicar fórmulas prontas de outras empresas

Quando o assunto é Lean, a principal referência é a Toyota.

Porém, isso não significa que adotar as mesmas práticas da Toyota ou de outras empresas seja o caminho.

Nem sempre os princípios que funcionam bem em outras organizações terão o mesmo sucesso em sua empresa.

Antes de implementar na íntegra os princípios inspiradas em outros cases de sucesso, é preciso ter uma visão crítica para avaliar o que se aplica ao seu contexto e objetivos de negócio.

Além de aplicar a engenharia de valor para validar o que deve ser priorizado em sua empresa.

• Buscar a mudança de cultura sem mudar comportamentos

Incorporar as ferramentas da Metodologia Lean por si só não impulsiona a transformação.

O foco principal deve ser implantar uma cultura consistente, na qual predomina a busca pela melhoria e aprendizado contínuos.

Outra falha comum é tentar forçar a mudança cultural ditando valores prontos, sem construí-los através de experiências.

No Lean, o processo é inverso: primeiro, deve-se criar experiências para incitar a mudança de comportamento e, então, influenciar a forma de pensar e valores que construirão uma nova cultura.

A mudança de cultura promovida pela Metodologia Lean é e deve ser gradativa.

Em cada uma das etapas, é fundamental garantir que as equipes estejam confortáveis com o novo modelo, o que será determinante para que a adesão aconteça de forma natural.

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Metodologia Lean e os 7 Passos de Implementação

Antes de implementar este tipo de metodologia, algumas ações devem ser efetivadas para que os resultados efetivamente aconteçam.

Acompanhe aqui 7 passos a serem considerados.

Acreditar na Mudança

Quebrar os paradigmas da empresa e colaboradores do chão da fábrica à presidência.

Ensiná-los a enxergar o desperdício. Buscar soluções simples, evitar investimentos em máquinas caras e automação.

Estratégia de Fluxo de Valor – O Projeto

Definir metas, fazer um mapeamento da situação atual e desenhar um estado futuro sem desperdício.

Traçar a estratégia, definir cronogramas e semanas kaizen.

Calcular o retorno, obter os recursos necessários. Definir a equipe de participação full time e as frentes de trabalho.

Gerir a Mudança

Fazer a divulgação do projeto, esclarecer as dúvidas de todos que serão afetados na mudança.

Obter patrocínio das lideranças e alta gerência. Tranquilizar os funcionários, explicar que ninguém perderá o emprego.

Convencer todos sobre a nova filosofia de produção. Amenizar a resistência à mudança.

Treinar os Treinadores

Mostrar as melhores práticas que estão sendo aplicadas ao redor do mundo.

Fazer um benchmark com muitas fotos, vídeos e casos de estudo.

Treinar os multiplicadores na teoria e na prática, no gemba.

Utilizar o gemba e jogos de simulação. “Easy training, hard combat. Hard training, easy combat.”

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Conhecer o Gemba

Gemba é o local onde as coisas acontecem.

Antes de fazer qualquer mudança é preciso passar horas e horas analisando o chão de fábrica, entendendo de perto como os problemas e desperdícios são causados.

Conversar com os operadores, envolver as pessoas que exercem a função ou que trabalham no processo fornecedor ou no processo cliente.

Fazer a Melhoria Acontecer

Simular a solução utilizando madeira e papelão. Ensaiar, filmar, tirar tempos.

Fazer os ajustes necessários. Escrever os padrões de trabalho. Treinar os demais operadores. Melhorar o standard ainda mais. Fazer PDCA.

Replicar e Expandir

Desenvolver as pessoas para que elas sejam capazes de replicar e continuar melhorando.

Abrir uma nova frente de trabalho. Expandir para outros setores, processos clientes e fornecedores. Do Kaizen with Everybody, Everyday, Everywhere.

Importância do Lean Nas Organizações

Para uma redução efetiva dos custos da produção, por exemplo, os desperdícios devem ser analisados e ponderados, pois tem uma relação entre si e são muitas vezes ocultados pela complexidade de uma grande organização.

Com a implantação da Metodologia Lean, é possível reduzir de forma substancial os excessos que ocorrem no setor de produção.

As sete categorias de desperdícios na produção são:

• Desperdício de Superprodução

É o desperdício de se produzir antecipadamente à demanda, para o caso de os produtos serem requisitados no futuro.

• Desperdício de Espera

Trata-se do material que está esperando para ser processado, formando filas que visam garantir altas taxas de utilização dos equipamentos.

• Desperdício de Transporte

O transporte e a movimentação de materiais são atividades que não agregam valor ao produto produzido e são necessárias devido às restrições do processo e das instalações, que impõem grandes distâncias a serem percorridas pelo material ao longo do processamento.

• Desperdício de Processamento

Trata-se do desperdício inerente a um processo não otimizado, ou seja, a realização de funções ou etapas do processo que não agregam valor ao produto.

• Desperdício de Movimento

São os desperdícios presentes nas mais variadas operações do processo produtivo, decorrentes da interação entre o operador, máquina, ferramenta e o material em processo.

• Desperdício de Produzir Produtos Defeituosos

São os desperdícios gerados pelos problemas da qualidade. Produtos defeituosos significa desperdiçar materiais, mão-de-obra, uso de equipamentos, além da movimentação e armazenagem de materiais defeituosos, inspeção de produtos, etc.

• Desperdício de Estoques

O desperdício de estoque interage fortemente com todos os outros desperdícios.

Pode-se considerar que a Metodologia Lean é um complemento às práticas de reengenharia.

Enquanto a re-engenharia promove a melhoria através da inovação, isto é, substituindo os processos utilizados, o Lean promove a melhoria através da eliminação de problemas identificados nos processos correntes.

Ferramentas Lean

Há muitas idéias para explorar em Lean. Então, onde você deveria começar?

Uma maneira de começar é pesquisar as ferramentas Lean mais importantes, para entender como cada ferramenta pode melhorar suas operações de fabricação e assim fazer a melhor escolha para aplicar na sua organização.

Se uma ferramenta captar seu interesse, explore ainda mais para decidir se é algo para se seguir agora … ou mais tarde.

Muitas dessas ferramentas podem ser usadas com sucesso isoladamente, o que torna muito mais fácil começar.

Por outro lado, os benefícios serão compostos à medida que forem usadas mais ferramentas, pois apoiam e se reforçam mutuamente.

Exemplos de Ferramentas de Metodologia Lean

Conheça alguns exemplos de ferramentas Lean que, devidamente aplicadas, promovem a obtenção dos resultados pretendidos em toda a organização.

5S

Organize a área de trabalho:

• Elimine o que não é necessário
• Organize os itens restantes
• Limpe e inspecione a área de trabalho
• Liste altos padrões como metas
• Aplique regularmente esses padrões

Como o 5S ajuda?

Elimina o desperdício que resulta de uma área de trabalho mal organizada (por exemplo, perda de tempo procurando uma ferramenta).

Fluxo contínuo

Fabricação onde o trabalho em processo flui suavemente através da produção com buffers mínimos (ou não) entre as etapas do processo de fabricação.

Como o fluxo contínuo ajuda?

Elimina muitas formas de resíduos (por exemplo, estoque, tempo de espera e transporte).

Gemba

Uma filosofia que faz lembrar de sair dos escritórios e passar o tempo no chão da fábrica – o lugar onde ocorre a ação real.

Como o Gemba ajuda?

Promove uma compreensão profunda e completa das questões de fabricação do mundo real – por observação de primeira mão e conversando com funcionários do piso.

Programação de nível

Uma forma de programação de produção que fabrica propositadamente em lotes muito menores por sequenciação (mistura) variantes de produtos dentro do mesmo processo.

Como a programação de nível ajuda?

Reduz os prazos de entrega (uma vez que cada produto ou variante é fabricado com mais frequência) e inventário (uma vez que os lotes são menores).

Implementação de políticas

Alinhe os objetivos da empresa (estratégia), com os planos de gestão intermediária (táticas) e o trabalho realizado no chão da fábrica (ação).

Como a implementação de políticas ajuda?

Garante que o progresso em direção aos objetivos estratégicos seja consistente e completo – eliminando o desperdício que vem de uma comunicação fraca e direção inconsistente.

Automação

Designe equipamentos para automatizar parcialmente o processo de fabricação (a automação parcial geralmente é muito menos dispendiosa do que a automação total) e para parar automaticamente quando os defeitos são detectados.

Como a automação ajuda?

Os trabalhadores podem freqüentemente monitorar várias estações (reduzindo os custos trabalhistas) e muitos problemas de qualidade podem ser detectados imediatamente, melhorando a qualidade.

Just-In-Time

Produza peças através com base na demanda do cliente ao invés da demanda projetada. Depende de, como Fluxo Contínuo, Trabalho Padronizado e Tempo.

Como o Just-In-Time ajuda?

Altamente eficaz na redução dos níveis de inventário. Melhora o fluxo de caixa e reduz os requisitos de espaço.

Melhoria Contínua

Uma estratégia em que os funcionários trabalham de forma proativa para obter melhorias periódicas e incrementais no processo de fabricação.

Como a melhoria contínua ajuda?

Combina os talentos coletivos de uma empresa para criar um mecanismo para eliminar continuamente os resíduos dos processos de fabricação.

Sistema Pull

Um método de regular o fluxo de mercadorias tanto na fábrica quanto em fornecedores externos e clientes. Com base no sistema de reposição automática que indica quando são necessários mais bens.

Como o sistema pull ajuda?

Elimina os resíduos do inventário e da superprodução. Pode eliminar a necessidade de inventários físicos, pois a reposição automática irá sinalizar quando mais bens precisam ser solicitados.

Key Performance Indicators

Métricas projetadas para rastrear e incentivar o progresso em direção a objetivos críticos da organização.

Os KPIs fortemente promovidos podem ser drivers de comportamento extremamente poderosos – por isso é importante selecionar cuidadosamente KPIs que direcionarão o comportamento desejado.

Muda (Waste)

Qualquer coisa no processo de fabricação que não adicione valor da perspectiva do cliente.

Como ajuda Muda?

Muda significa desperdício. A eliminação de muda (resíduos) é o principal foco de fabricação enxuta.

Eficácia geral do equipamento (EGE)

Estrutura para medir a perda de produtividade para um determinado processo de fabricação. Três categorias de perda são rastreadas:

• Disponibilidade: (por exemplo, tempo de inatividade)
• Desempenho: (por exemplo, ciclos lentos)
• Qualidade: (por exemplo, rejeições)

Como ajuda a eficácia geral do equipamento?

Fornece uma referência / linha de base e um meio para rastrear o progresso na eliminação de resíduos de um processo de fabricação.

100% EGE significa produção perfeita (fabricando apenas peças boas, o mais rápido possível, sem tempo de inatividade).

Ferramenta Lean e o Sistema de Custo kaizen

O método do custo kaizen, uma das ferramentas da Metodologia Lean, busca manter os níveis correntes de custo para manufaturados e trabalhar constantemente na redução dos custos em todas as etapas da produção, alcançando os valores almejados pela empresa, auxiliando a eliminar a diferença entre lucros-alvo e lucros estimados.

Tópicos do método de custo kaizen:

Estabelece novos alvos de redução de custos mensalmente. Estes alvos são projetados para eliminar diferenças entre lucros-alvo (orçados) e lucros estimados.

• Conduz atividades de melhorias contínuas durante todo o ano comercial para atingir reduções de custo-alvo.
• Conduz análises de diferenças entre custo-alvo e custos reais.
• Realiza investigações e toma medidas corretivas quando as reduções de custo-alvo não são atingidas.

Um sistema de custo kaizen abrange o sistema contábil administrativo da empresa e seu programa de atividades kaizen ao nível do chão-de-fábrica.

Desta forma, esta ferramenta de Metodologia Lean envolve dois tipos de atividades de redução de custos: a primeira refere-se a atividades direcionadas à redução de custos de cada modelo de produto e a segunda a atividades direcionadas à redução de custos por departamento, a cada período.

É sabido que as perdas ocorrem sempre que recursos como mão-de-obra, materiais, dinheiro, espaço, tempo e informação são usados ineficientemente.

A ferramenta kaizen de Metodologia Lean é o esforço para eliminar as perdas e trata das mesmas até quatro níveis de causa e efeito, sendo elas:

Perda primária

Excessos de capacidade de produção (funcionários, equipamentos ou estoque) acarretam custos desnecessários de mão-de-obra, depreciação de equipamento e financeiros.

Perda secundária

Causada por superprodução quantitativa ou por superprodução por antecipação e é considerada a pior perda.

Perda terciária

Estoque em excesso que acarreta custos financeiros e maiores custos de oportunidade.

Perda quaternária

Excesso de transporte, estoque excessivo do almoxarifado, custos excessivos de administração e manutenção com excesso de qualidade.

Devido às constantes pressões do mercado que impelem as empresas a buscarem a redução de seus custos, surgem novos métodos de gestão de custos, visando eliminar desperdícios além da maior abrangência e visibilidade dos custos gerados em todo os processos da empresa.

Um destes métodos que considera não somente os custos gerados nos processos, mais inclui também o que o consumidor está disposto a pagar pelo produto, é o custo-alvo.

A Metodologia Lean pode ser empregada para complementar este método, pois além de eliminar todo e qualquer desperdício gerado na empresa através da melhoria contínua e análise criteriosa dos processos, também auxilia o método do custo-alvo.

Esse sistema de busca do máximo com qualidade, com menor tempo e menor custo, possibilitou às empresas de modo geral, a redução de falhas, redundâncias e atividades desnecessárias, potenciais geradoras de custos e que reduziam consideravelmente sua margem de lucro.

A implantação da Metodologia Lean é ainda mais necessária no atual ambiente de negócios, onde a competitividade acirrada dificulta a permanência no mercado e onde pequenas atitudes fazem muita diferença na geração de lucros e continuidade no mercado.

Metodologia Lean e a Sustentabilidade

Existe um crescente movimento nas empresas para uma postura sustentável, desde o desenvolvimento de novos produtos até os métodos de produção empregados para a fabricação dos mesmos.

Está se tornando tão forte, que as empresas estão associando à sua marca o sustentável, visando melhorar sua imagem e gerando assim, mais valor para os clientes.

O movimento é crescente, mas ainda avançamos vagarosamente nessa direção.

São poucas empresas que colocam o desenvolvimento sustentável como parte de sua missão / visão e, menos ainda, as empresas que realmente o fazem.

Agora, a culpa então é dos empresários que não se importam com isso?

Tem uma parcela de sim, mas não inteiramente.

Existe aqui o fator educação também, ou seja, podemos já concluir que o problema é grande mesmo.

Crianças não são educadas a ter uma postura sustentável.

Mas aos poucos isso vem mudando.

Aos poucos, as novas gerações vão entendendo a importância de uma mudança de atitude.

Outra argumentação seria dizer que ser sustentável custa caro!

As melhores práticas em prol do meio ambiente são muito mais caras!!

Em um mundo tão competitivo, investir mais para ajudar o planeta, significa reduzir a margem de lucro.

Exemplos? Usar papel reciclável é mais caro, sacolas para supermercados biodegradáveis são mais caras, etc…

Não precisa ser empresário para ficar numa situação dessas.

Se vamos reformar a casa, por exemplo, as lâmpadas sustentáveis são mais caras, as privadas que usam quantidades diferentes de água para as diferentes necessidades fisiológicas, são mais caras.

Por que a Metodologia Lean e sustentabilidade tem tudo a ver? Simples!

Um dos grandes focos é a eliminação dos chamados desperdícios, que também é um grande foco de um desenvolvimento sustentável.

Outro ponto refere-se às mudanças, necessárias em ambos casos.

Cada vez que reduzimos ou eliminamos um desperdício, estamos também ajudando o nosso planeta.

Evitar uma superprodução, por exemplo, evita gasto desnecessário de matéria-prima, energia, combustível, etc.

Cada vez que reduz-se itens com defeitos, reduz-se o nível de lixo e a necessidade de mais matéria-prima.

O fator mudança também é importante.

Para aplicar a Metodologia Lean é preciso mudar. Mudar a cultura.

Cultura é relacionada com hábitos, ou seja, mudando hábitos, mudamos a cultura, mudamos… outro etapa para a sustentabilidade!

Ainda existe um enorme caminho pela frente, mas a necessidade de mudança é latente.

Em toda implementação Lean, um princípio deveria ser levado em consideração, seja em fábrica, escritório, construção, hospital.

De que modo pode-se fazer melhor para o cliente, para a empresa e e ser sustentável? Seria o sexto princípio Lean?

1 – Especifique e aumente o valor dos produtos sob a ótica do cliente
2 – Identifique a cadeia de valor para cada produto e remova os desperdícios
3 – Faça o valor fluir pela cadeia
4 – De modo que o cliente possa puxar a produção
5 – Gerenciando rumo à perfeição
6 – De forma sustentável!